The Productivity Project: i 5 pilastri della produttività [VIDEO]

The Productivity Project libro

Continuiamo con la rubrica sui libri ad argomento produttività.


È il turno di “The Productivity Project” di Chris Bailey, che personalmente ritengo uno dei migliori in assoluto. Ho amato questo libro perché è semplice e molto concreto. Contiene una marea di consigli azionabili da domani mattina ed ha il giusto mix tra ricerca, pratica e sperimentazione.

.
Come al solito, ti lascerò i 5 concetti che mi hanno colpito di più


Questo libro nasce da un’idea di Chris Bailey, uno scrittore canadese, autore di libri e consulente internazionale sui temi della produttività. 


Uno spunto interessante riguarda innanzi tutto com’è nato il libro: Chris Bailey ha passato un anno intero  a condurre esperimenti di produttività a tempo pieno e nel frattempo ha aperto un blog per raccontare quello che imparava. Il frutto di questo lavoro di test è condensato nelle 25 tattiche contenute all’interno di questo libro.


Vediamone alcune, le mie preferite.

Work Smart

Punto numero uno: il concetto di produttività al lavoro.


Partiamo da qualche dato: quando lavoriamo, in media prestiamo attenzione solo al 53% delle nostre possibilità e il 47% del nostro tempo, quindi, è sostanzialmente buttato via. Inoltre, secondo alcuni studi citati nel libro, ogni volta che ci distraiamo da una attività, ci metteremo in media circa 25 minuti per ritrovare il focus. Il problema è che non ce ne rendiamo conto. Per questo, quando si parla di lavorare in maniera smart e produttiva è fondamentale considerare tutti gli elementi cardine dell’attenzione, ovvero il focus (quello più scontato), ma anche la consapevolezza (di ciò a cui prestiamo attenzione) e l’esecutività (ovvero il fare attività concrete). 


Ancora oggi, tendiamo a lavorare come si faceva in fabbrica poco più di un secolo fa, dove la nostra produttività era misurata in ore e i nostri risultati erano proporzionali all’effort e al tempo lavorato, ma la verità è che viviamo in un’epoca in cui chi viene compensato maggiormente è colui che riesce a lavorare in maniera più organizzata e sulle cose giuste, piuttosto che lavorare tanto.


La domanda cruciale è: vogliamo continuare a scambiare tempo per soldi? O organizzare il tempo in modo da farlo fruttare al massimo?


Oggi le distrazioni condizionano il nostro output – l’equazione della produttività include tempo, energia e focus. Gestendo in maniera opportuna le ultime due variabili possiamo ottenere risultati esponenziali ed essere ricompensati maggiormente, lavorando meno tempo.


Ogni volta che scegli di lavorare 5 minuti in più (perché pensi di ottenere di più) piuttosto che dedicarti ad attività rigenerative, come la meditazione o altro, tieni a mente che quello che stai facendo è perdere energia e focus che potrebbe essere impiegato meglio in un altro momento della giornata o il giorno successivo. 

Rule of three

Concetto due: le Rule of Three.


Ne ho già parlato in altri video, “la regola dei 3″è una delle tecniche che più mi piacciono e che hanno dato una maggiore svolta al modo in cui organizzo le mie giornate.  Consiste nel determinare, ogni giorno, quali siano i 3 principali task che vogliamo portare a termine. Per dirla in termini di regola di Pareto, vuol dire trovare quel 20% che, se portato a termine ci consente di considerare la nostra giornata degna di significato.
É molto potente come tecnica perché ci obbliga a definire le nostre intenzioni, sentirci responsabili per ciò che promettiamo a noi stessi e ci fa avere un approccio esecutivo, orientato al risultato.


Per essere efficace, necessita un’allocazione intelligente delle nostre energie. Dobbiamo allocare un tempo predefinito su ognuna delle attività nel momento della giornata in cui abbiamo più energia. 
Io, per esempio cerco di portarne a termine almeno 2 attività su 3 entro l’ora di pranzo, in modo da lasciare la seconda parte della giornata per le attività relazionali o burocratiche.


Come procrastinare di meno

Punto tre: la procrastinazione. 

La procrastinazione è sicuramente il problema numero uno quando si parla di produttività, di organizzazione ed essere efficienti.

Ed è anche estremamente nomale. Ancora oggi io tendo a procrastinare, sopratutto quando sono molto stanco o ho avuto una settimana molto impegnativa. La principale differenza è oggi me ne rendo conto, so che sto procrastinando, quindi posso reagire più in fretta (se davvero lo voglio), mentre prima lo facevo senza nemmeno accorgermene.


Nel libro viene citata una statistica molto interessante: in media, procrastiniamo per almeno più di 2 ore al giorno in totale, fino ad un picco di 8 ore. 


Più un’attività è importante, ma anche complessa da portare a termine, più tenderemo a rimandarla e fare dell’altro nel frattempo. Ma dall’altra parte, proprio perché queste cose sono complesse e richiedono più concentrazione, ci consentono di ottenere lavori migliori o maggiori soddisfazioni. 


La procrastinazione deriva da un contrasto tra il nostro sistema limbico, più antiquato e istintivo, e la corteccia pre-frontale, responsabile del pensiero razionale. Il primo si comporta come un animale, il secondo ha a cuore i risultati di lungo termine.

Per diventare più produttivi, dobbiamo prestare più attenzione al secondo, nonostante il primo cerchi di convincerci che le attività triviali che stiamo facendo come rispondere alle email o terminare un lavoro di data entry siano più urgenti e importanti in questo momento. 


Per ridurre la procrastinazione al minimo, possiamo utilizzare un time tracker, chiamato nel libro “energy log”: vale a dire registrare quanto tempo passiamo su ogni attività in ogni momento della giornata. Dai social media, ai meeting, al lavoro concentrato, alla app di messaggistica, alle attività routinarie. Io l’ho fatto e ho avuto brutte sorprese: passavo la maggior parte del mio tempo in meeting! 


Teniamo conto che il nostro cervello occupa solo il 2% della nostra massa corporea ma consuma il 30% delle calorie – questo giusto per chiarire quanto sia importante tenere traccia di come viene spesa la nostra energia.


Una forma di procrastinazione è il multi-tasking, di cui abbiamo già parlato molte volte. La ragione per cui è così facile procrastinare e così complicato smettere di farlo è che fare più cose allo stesso tempo è un’abitudine e come tutte le abitudini è difficile da eliminare. Il nostro cervello è naturalmente attratto dalle novità, quindi ogni volta che arriva una nuova email o ci viene richiesto qualcosa di nuovo, tendiamo a spostare la nostra attenzione sulla nuova attività piuttosto che tenere il focus su ciò che stiamo facendo.

Quando facciamo molte cose allo stesso tempo, mandiamo il nostro cervello in “memory overload”: è come se fosse un computer, che non riesce a processare le informazioni velocemente e ci mette molto più tempo a fare partire un nuovo programma.

Questo è il motivo per cui facciamo fatica a memorizzare informazioni mentre facciamo dell’altro – per esempio quando guardiamo un video su internet, se siamo distratti a fare dell’altro ci dimentichiamo di cosa parla molto in fretta.

E la stessa cosa accade nelle riunioni di lavoro, dove non comprendiamo o ci dimentichiamo di cosa si è parlato se nel frattempo usiamo il computer e non prestiamo il 100% della nostra attenzione. Per fare si che le informazioni passino dal sistema limbico alla memoria a lungo termine, dobbiamo focalizzarci, e smettere di procrastinare.

Eliminare ciò che non è importante

Punto quattro: come fare ad eliminare ciò che non è essenziale per utilizzare il nostro tempo in maniera più intelligente? Per creare più spazio mentale per pensare alle cose che contano, dobbiamo gioco forza eliminare qualcosa. Il tempo è un cosiddetto “zero sum game”, ovvero un gioco a somma zero, dove se aggiungi qualcosa, devi per forza togliere – non puoi aggiungere più di 24 ore in una giornata. 


Dunque come fare ad eliminare cose dai nostri “To Do”? Abbiamo tre modi: cancellare, delegare o pianificare. Se abbiamo deciso che una determinata attività non è prioritaria in questo momento, abbiamo queste tre scelte. 


La prima è quella di cancellarla, perché non è importante, ad esempio meeting a cui non dobbiamo necessariamente partecipare, a cui siamo stati invitati come ascoltatori – per questi possiamo benissimo leggere un recap una volta che la riunione è finita, non dobbiamo perdere un’ora di tempo). 


La seconda opzione, è quella di delegarla. Se l’attività è importante ma non prioritaria al momento, possiamo decidere di delegarla a qualcun altro nel nostro team o ad esterni – ad esempio preparare una presentazione, preparare un documento o creare una grafica.

Per capire quando valga la pena delegare un’attività, chiediamoci: quanto sarei disposto a pagare per recuperare un’ora del mio tempo? Quando vale quest’ora? Questo costo è sufficiente per coprire le spese per pagare una persona esterna?


La terza opzione è quella di pianificarla. Se l’attività in questione è importante e prioritaria ma non possiamo occuparcene oggi, decidiamo quando andremo a farla e pianifichiamola nel nostro calendario. 

Eureka moments

Ultimo concetto: il potere degli Eureka moments.

li Eureka moments sono quei momenti di illuminazione che ci consentono di generare nuove idee e migliorare il nostro presente, e prendono il nome dalla famosa esclamazione di Archimede, che disse “Eureka”, ovvero “ho trovato” quando concepì il principio della spinta idrostatica. Per essere davvero produttivi e avere idee che ci aiutano a progredire in maniera esponenziale verso i nostri obiettivi, dobbiamo lasciare spazio alla mente di elaborare queste intuizioni.


Tipicamente queste idee prendono forma quando la nostra mente si ritrova libera di vagare senza una meta precisa. Per raggiungere questo stato dobbiamo alternare in maniera efficiente il nostro pensiero esecutivo con quello più istintivo. Dedicando almeno 30 minuti al giorno al “dolce far niente”, al relax totale, possiamo accedere a questo livello di pensiero, completamente privo da impegni, in modo da poterlo lasciare operare in maniera inconscia mentre ci rilassiamo. 


Si dice che Einstein infatti si prendesse della pause e suonasse musica proprio per trovare soluzioni, utilizzando questa modalità mentale. Ognuno di noi ha modalità diverse per accedere a questo stato, che possono essere camminare nella natura, ascoltare la musica, meditare. Il nostro cervello continuerà a lavorare anche quando noi non lo stimoliamo.

Parla con te stesso nel futuro

In chiusura, vorrei anche aggiungere un piccolo bonus. Uno spunto fighissimo secondo me è quello che tratta l’importanza di creare una conversazione con noi stessi nel futuro. Cercando di pensare a cosa la nostra versione futura di noi stessi ci potrebbe consigliare rispetto al presente, attiviamo la corteccia pre-frontale, e di conseguenza trasformeremo consciamente e inconsciamente le nostre azioni per renderle coerenti con il risultato che vogliamo ottenere. 

Conclusioni

Bene, siamo arrivati alla fine. Per concludere, sono curioso di sapere cosa ne pensi di questi concetti e soprattutto se li applichi già o ti possono aiutare nella tua vita di tutti i giorni. Se ti va, fammi sapere il tuo feedback nei commenti.


Puoi trovare altri articoli e video simili a questo sui miei canali, ho parlato di molti libri sulla produttività di vari autori come Cal Newport e Greg McKeown

OTTIENI ALTRE STRATEGIE DI PRODUTTIVITà PRATICHE,
GRATIS.

Inserisci qui sotto la tua email per riceverle SUBITO.

Solo email utili, ogni tanto. (Odio lo spam tanto quanto te)