# 4 modi per ridurre gli impegni giornalieri > Quattro modi per ridurre gli impegni giornalieri con l’approccio INDIE: capire perché, decomporre l’attività, prioritizzare e iterare. URL: https://indie-productivity.com/produttivita/creare-piu-tempo Ti senti sempre impegnato? O per qualche motivo finisce sempre che non hai abbastanza tempo per fare quello che vuoi fare? Ecco, ci siamo passati tutti. Tra studio, lavoro, social media e distrazioni che ci piovono addosso da ogni parte, il tempo non sembra mai essere abbastanza. É difficilissimo farlo, davvero. Tuttavia, ci sono alcuni modi di comprovata efficacia su cui scienza e pratica sono d’accordo nel 100% dei casi. #### Hai mai sentito parlare dell’approccio *INDIE*? L’ho costruito per me stesso qualche tempo fa, basandomi solo sulla mia esperienza di studio e lavoro personale, e raccoglie solo ciò’ che davvero funziona. Vediamolo insieme. E’ composto di 4 fasi. ## 1. CAPIRE PERCHÉ Tutto parte dal capire i motivi alla base del problema. Nella maggior parte dei casi il motivo per cui sentiamo che il tempo non è mai sufficiente è dovuto a: - **DISORGANIZZAZIONE** - Incapacità di gestire le **PRIORITÀ** - Non **TRACCIARE** il tempo che passiamo a compiere le nostre attività quotidiane, siano essere studiare, lavorare o avere del tempo libero da dedicare a sé stessi o alla famiglia. Ti chiedi mai perché finisce sempre nello stesso modo? Quali di questi tre elementi non avevi preso in considerazione? Queste sono alcune delle domande che ci possono aiutare a cambiare approccio da domani stesso. ## 2. DECOMPORRE L’ATTIVITÀ Questo passo è cruciale soprattutto se non sai mai da dove cominciare, quale cosa fare prima e quale fare dopo. Ogni attività di studio o lavoro (talvolta persino nel tempo libero!) può essere decomposta in tre elementi principali: - Il **FINE** per cui lo facciamo. Spesso ci troviamo a fare un sacco di “cose” ma non ci chiediamo se esse abbiano un fine rilevante per noi e per ciò che vogliamo diventare. Ad esempio, quando studiamo, lo facciamo perché dobbiamo passare l’esame o perché superare l’esame è la condizione che ci consentirà di ottenere il lavoro che sogniamo? Oppure, quando siamo al lavoro, eseguiamo un’attività perché qualcuno ce lo ha chiesto o perché riteniamo che sia utile al nostro sviluppo professionale e va nella direzione che ci siamo preposti? - il **BENEFICIO** che questa attività ci porta. Riconoscere il valore di ogni azione, ora di studio, riunione o documento ci aiuta a capire se stiamo semplicemente proseguendo con il pilota automatico o se percepiamo il beneficio immediato o futuro che quell’azione può avere. Identificare il beneficio ci da anche maggiore motivazione e ci aiuta a sentirci grati e soddisfatti per ciò che abbiamo fatto. Al tempo stesso, se non siamo in grado di identificare in maniera semplice il beneficio di una certa azione, dovremmo allora chiederci se questa è utile al nostro scopo o meno. - Il **COSTO** in termini focus, tempo, soldi o stress che quella attività comporterà. Troppo spesso cominciamo a fare “cose” senza minimamente considerare quale sia il loro impatto. Parlando con amici studenti, spesso ci sentiamo dire che hanno “passato tutto il pomeriggio” a studiare quella cosa; parlando col collega al lavoro ci lamentiamo che “quel meeting è durato un’infinità“. Questo è il costo di quello che facciamo e dobbiamo sempre considerarlo PRIMA di cominciare, non lamentarci a posteriori. ## 3. PRIORITIZZARE Se siamo stati bravi a portare a termine le attività descritte al punto 2, siamo a metà dell’opera. Adesso viene la parte più interessante. Ci sono decine di metodologie che qualsiasi coach, formatore o guru là fuori vendono come panacea a tutti i mali. Il problema è che sono tutte tattiche, non soluzioni in sé e per sé. Il punto è capire i principi alla base delle metodologie. Non cercare scorciatoie o un semplice trick, ma andare alla radice della soluzione. Tutte i metodi più utilizzati al mondo per la gestione (sia personale e aziendale) delle attività sono basati sull’identificazione delle **PRIORITÀ**. Capire cosa è davvero importante e cosa non lo è. E le cose davvero importanti sono quelle che ci aiutano a fare un passo, diretto o indiretto, minuscolo o significativo, verso il nostro **FINE**. Ecco alcuni esempi in cui potresti identificarti: Vuoi **laurearti in tempo** con un voto alto per poter accedere al lavoro che sogni? Vuoi **acquisire esperienza** in una determinata area del **digital marketing** mentre lavori come dipendente per poter crescere e ottenere un lavoro più prestigioso e meglio pagato? Hai già esperienza nel tuo lavoro e vuoi cominciare a lavorare come **freelancer**? Benissimo, hai chiaro il tuo fine. Adesso bisogna identificare quale di tutte le attività che dovremmo fare questa settimana / in giornata possono dare un contributo maggiore al raggiungimento del nostro fine. Questa attività si chiama prioritizzazione. La maniera più semplice per utilizzarla in maniera efficace ed immediata è: - Fare una lista di tutte le attività previste/richieste, mettendole nero su bianco, su un foglio di carta o digitale - Assegnare una priorità chiara ad ognuna di esse, sulla base del contributo che esse possono dare al raggiungimento del nostro risultato: **ALTA, MEDIA, BASSA**. Avremo adesso una lista di priorità - Pianificare le attività da portare a termine su base settimanale o giornaliera in base al grado di contributo. Quelle con priorità **ALTA** saranno le cose cruciali che dobbiamo assolutamente terminare (chiamate “**Must Have**”) Quelle con priorità **MEDIA** sono importanti ma non critiche – le dovremmo portare a termine (chiamate “**Should Have**”), ma le mettiamo in coda rispetto alle prime. Quelle con priorità **BASSA** sono secondarie ma le prenderemo in carico solo se abbiamo tempo, in quanto il non portarle a termine non avrà nessun impatto negativo sul nostro obiettivo (chiamate “Could have”) Quello che ci rimane da fare, è pianificare. Associamo ogni attività al giorno in cui vogliamo prenderle in carico e prendiamoci la responsabilità di portarle a termine. Tutto ciò’ che non rientra in queste categorie, semplicemente **RIMUOVILO**. Non considerarlo. Crea spazio per coltivare relazioni o rilassarti. 💡 Bonus **TIP**: portiamo a termine le attività con priorità alta (Must Have) al mattino o comunque come primo elemento della lista. Finché non (e solo se) saranno concluse, non consideriamo neanche gli altri elementi sulla lista. ## 4. ITERARE Se siamo arrivati a questo punto, significa che siamo stati davvero bravi. *Organizzati, focalizzati, efficienti.* Vuol dire che, se hai categorizzato e pianificato i “tasks” (termine inglese per attività) in maniera corretta, non dovresti più sentirti a corto di tempo, stressato e sopraffatto dalla quantità di cose da fare. E dovresti avere un piano chiaro delle cose da fare durante la settimana, giorno per giorno. Davvero una cosa non da poco. Poche persone riescono a farlo davvero. Purtroppo, ci sono ottime possibilità che purtroppo questo non sia successo. É estremamente normale e comune. Ma la cosa più interessante della produttività e dell’efficienza è che può sempre essere migliorata. É un processo cosiddetto “iterativo”. Iter, dal latino, significa percorso, viaggio. E la produttività è proprio questo, un percorso, non un risultato. Continua a evolvere nel tempo e può essere sempre migliorata. Come fare? Non fermandosi al primo problema. Se non siamo riusciti a rispettare il piano che abbiamo creato (succederà nel 95% dei casi), non dobbiamo bloccarci. Dobbiamo capire come possiamo migliorarlo, a partire da domani. Fatti 3 domande: - Cosa ha funzionato? - Cosa non ha funzionato? - Come possiamo migliorare quello che non ha funzionato? In questo modo, saprai cosa fare alla prossima “iterazione”. Dalla prossima settimana, prova a organizzare le tue attivitá in maniera diversa, ottimizzato sulla base delle risposte che ti sei dato/a. Magari hai assegnato priorità **ALTA** a troppe attività’: devi migliorare nella selezione di ciò che veramente conta. Magari hai assegnato priorità **ALTA o MEDIA** ad attività che non contribuiscono a farti avvicinare al tuo obiettivo: devi ridefinire quali attività considerare per la prioritizzazione e quali attività eliminare completamente. Ottimo, abbiamo visto i 4 modi per creare più tempo. **PS:** Ma non finisce qui – ci sono documenti, template, piattaforme online che ti consentono di farlo in maniera più automatizzata e fanno il lavoro grosso per te, dandoti più chiarezza riguardo a COSA fare e QUANDO. Vuoi sapere quali? Lascia un commento per farmi sapere che ne pensi! ## Domande frequenti Eliminando impegni, non ottimizzandoli. Prima di rendere più veloce un’attività conviene chiedersi se deve esistere: metà delle cose che occupano l’agenda non supera quella domanda. Spezzarla nei passaggi concreti che la compongono. Quasi sempre scopri che il risultato dipende da uno o due passaggi, e il resto è abitudine. Perché la prima versione del piano è sempre sbagliata. Rivederla ogni settimana con dati veri vale più di qualunque sistema costruito a tavolino. ![Simone Dassereto] ## Simone Dassereto Fractional CMO e Head of Growth 15+ anni in Growth e Performance Marketing, prima in Yoox e Zalando come Senior Manager, poi come consulente per oltre 150 brand fra Europa, Australia e Stati Uniti. Insegno Growth e Marketing all'Università Cattolica e scrivo la newsletter Performance Playbook.