Deep Work: le regole dell’attenzione [VIDEO]

deep work libro italiano

Deep Work è un libro di Cal Newport, una pietra miliare, citato da migliaia di persone in giro per il web e perfetto per chi è appassionato di gestione del tempo o ha semplicemente a cuore il raggiungimento di un risultato che sia degno di nota. 

Questo libro, tradotto in italiano, risponde alla domanda: “Come smettere di perdere tempo e fare di più delle cose che contano”?

Una domanda semplice, ma la risposta è complessa.

In questo articolo, voglio condividere quello che mi è piaciuto e quello che non mi è piaciuto di questo best seller mondiale.


Innanzi tutto chi è Cal Newport

Cal Newport è autore di moltissimi libri, probabilmente lo conoscerete anche per il libro “Minimalismo digitale”o “So Good They Can’t Ignore You” o “How to Win at College”. 

Ha un blog molto seguito, che si chiama Study Hacks Blog, nonchè un podcast lanciato proprio nel 2020, chiamato Deep Questions – non l’ho ancora ascoltato ma dal nome direi che promette bene.


Veniamo al sodo: parto dai 5 concetti che mi hanno colpito di più, e poi vedremo quelli che mi convincono di meno.

Focus

Numero uno: viviamo in un mondo in cui la tecnologia ci consente di produrre di più con meno effort, ma chi è davvero riuscito a raggiungere risultati importanti nella nostra società ha imparato a padroneggiare una skill: l’attenzione, il focus. 

Questo è il concetto chiave di tutto il libro: i top performers in qualsiasi campo sono capaci di padroneggiare meglio degli altri i task più dispendiosi dal punto di vista cognitivo. È la capacità di focalizzare l’attenzione su una abilità che stai cercando di acquisire e decidi consapevolmente di voler praticare, senza lasciare a spazio a nessuna distrazione.


Un metodo piuttosto comune per riuscire a farlo è fare il cosiddetto task batching, ovvero riunire tutte le attività simili e farle tutte insieme allo stesso tempo: per esempio prendersi una mezz’ora di tempo solo per rispondere alle email, o solo per studiare o solo per insegnare. Ne parlerò meglio tra poco.


Nel libro si fa l’esempio di un professore di Wharton, Adam Grant, che ha provato a strutturare le sue classi in maniera alternativa, proprio per seguire il principio della peak performance e del focus. In pratica ha suddiviso l’anno in due periodi: nell’autunno insegnava, mentre in primavera si dedicava a fare solo ricerca. In questo modo cercava di fare bene una cosa sola. E questo sappiamo che aiuta la creazione di nuove connessioni neurali, più in fretta.


Intensità

Concetto numero due è l’intensità. La legge della produttività ci dice che il lavoro prodotto in alta quantità è il prodotto del tempo investito X l’intensità del focus. 


Mentre la variabile tempo è utilizzata dalla maggior parte delle persone quando si tratta di produrre tanto, quella dell’intensità è più complessa da padroneggiare, ma è la vera chiave dei grandi risultati. 

I migliori studenti spesso sono quelli che studiano meno degli altri, ma lo fanno in maniera più intensa e organizzata. 


Per lavorare o studiare in maniera intensa, dobbiamo evitare quella che viene considerata come la bestia nera della produttività, ovvero il multitasking. Il problema non è se sei un uomo o una donna (dato che si dice spesso che le donne sanno fare più cose alla volta e gli uomini no), il problema è il livello di attenzione. Se facciamo più cose contemporaneamente, la nostra attenzione si disperde e frammenta e quindi otteniamo un risultato qualitativo peggiore.

Lavorare invece in maniera sequenziale su una attività alla volta, con continuità, riusciamo ad incrementare l’efficacia e ridurre l’energia fisica spesa su un task.

Per evitare il multitasking, meglio smettere di controllare le email ogni 10 minuti, o la chat, whatsapp, slack o quant’altro. Se lo facciamo tendiamo a lasciare dei task incompleti o a farli male, molto semplicemente.

Rilevanza

Il concetto numero tre è quello della rilevanza: se vuoi raggiungere il picco di qualità del tuo lavoro, allora devi estendere il tempo speso sui task che davvero sono rilevanti ed utili a raggiungere i tuoi macro-obiettivi chiave.


Cal Newport nel libro parla del principio della “least resistance”, ovvero quel principio per cui ognuno, nel suo processo di allocazione dell’effort e dell’energia tenderà a scegliere il percorso più semplice, più comodo finché non ottiene un risultato minimamente soddisfacente.

Questo vuol dire che quando saremo messi davanti alla scelta di cominciare a fare un’attività complessa e dispendiosa in termini di energie mentali o una più semplice e automatica, tenderemo a scegliere la seconda.

Infatti preferiamo inoltrare una email piuttosto che inviare una email ad un collega che dia contesto attorno ad un determinato argomento. Preferiamo controllare in maniera compulsiva la nostra email piuttosto che fare un’attività che richiede forte concentrazione. 


In pratica, la least resistance produce un lavoro di bassa qualità. Nel libro si fa riferimento ad un esempio che Boston Consulting Group (che è una società di consulenza) ha effettuato coi suoi clienti: in pratica durante la settimana si sono presi un giorno di completo di distacco da connessione, accesso a email e riunioni coi clienti, per vedere che impatto avesse potuto avere sul business.

Il risultato è stato quello di

1) non perdere clienti e

2) aumentare in maniera esponenziale la produttività del team che ha lavorato in maniera più concentrata.


Avere uno scopo rilevante in quello che facciamo è fondamentale per non perdere il focus su ciò che davvero conta e fare invece quello che viene definito come “shallow work”, ovvero attività di basso valore, che però ci danno soddisfazione perché creano l’illusione di avere portato a termine molti compiti.

Rispondere a messaggi su slack o rispondere a tutte le email è shallow work.

Definire una strategia completa, nei particolari è un task che conta. Il segreto per essere davvero soddisfatti del proprio lavoro e creare un circolo virtuoso di motivazione è limitare al minimo la prima categoria e fare di più della seconda categoria.


Cal aggiunge anche una considerazione profonda quanto stressante: dice che per rendere il nostro lavoro degno di significato, bello, stimolante e creativo dobbiamo in qualche modo fare riferimento alla morte. S

e consideriamo la morte con la nostra ultima tappa, come la destinazione di ogni essere umano,  ci rendiamo conto immediatamente di quanto sia importante focalizzarsi sul deep work per avere una vita piena di significato.

Organizzazione

Concetto quattro: pianificare, pianificare, pianificare.

É il segreto per non lasciare nulla al caso e “creare” anche i momenti di relax e ispirazione. Per assicurarci di avere un tempo per essere focalizzati e un altro per rilassarci, dobbiamo pianificarlo nel nostro calendario.

É una sorta di sistematizzazione del focus.

Se pianifichiamo quando vogliamo essere concentrati e quando vogliamo rilassarci, non lasciamo nulla al caso.

Saremo in grado di alternare in maniera efficace momenti di lavoro intenso a momenti di relax totale.

Pianificare vuol dire anche essere più liberi. Liberi di concentrarsi solo sul fare. Sembra controintuitivo, ma è vero.


Un esempio molto bello che mi è piaciuto molto è quello del lavorare in un luogo di completo ritiro per un periodo di tempo, in modo da portare a termine lavori complessi e stare lontano dalle distrazioni.

Magari possiamo scegliere una location in montagna o nella nostra seconda casa, o dove andavamo in villeggiatura quando eravamo bambini, per poter ritrovare la concentrazione e portare a termine le cose che contano.

Questo approccio funziona perché cambiare luogo, associare a quel luogo un’immagine di tranquilla e prendersi l’impegno di essere produttivi, favoriscono il focus e psicologicamente rimuovono dalla nostra testa la tentazione di distrarci.

Ma veniamo a qualche consiglio pratico, ti dico quali secondo me sono i più interessanti per quanto riguarda il tema organizzazione, soprattutto di quello che ci dimentichiamo più spesso, ovvero il tempo libero: 

  • Se hai bisogno di più tempo, perché pensi che il tempo non sia mai abbastanza, allora puoi estendere il numero di ore lavorative, ma quando finisci, chiudi completamente, elimina notifiche e qualsiasi riferimento al lavoro. Il tempo per rilassarsi è fondamentale perché é proprio quando lasciamo il tempo alla nostra mente inconscia di elaborare i problemi che troviamo delle soluzioni. Le famose idee sotto la doccia insomma.
  • Il relax ti serve per poter prendere decisioni complesse che richiedono la valutazione e comparazione di tante informazioni il giorno dopo
  • Passare del tempo nella natura aumenta la nostra capacità di concentrazione
  • Più riposo vuol dire più motivazione, miglior umore e decisioni migliori. In pratica, se siamo più riposati, facciamo di più. Ed è vero sopratutto il contrario. Se lavoriamo troppo siamo più stanchi e il giorno dopo produciamo di meno. Io tendo ad essere in questo secondo gruppo di persone, quindi ripetermelo in questo momento mi sta aiutando 
  • Alla fine di ogni giornata, dai un’occhiata alla tua email, fai la lista dei task importanti per i giorni seguenti, classificandoli per importanza e fai un piano per il giorno dopo. In questo modo il giorno seguente non perderai tempo a capire cosa fare. Farai e basta. In più eviterai di aprire dei loop all’interno della tua mente rispetto a problemi aperti che non sei riuscito a chiudere, in quanto hai già pianificato tutto.
  • L’ultimo consiglio è potente: prenditi delle pause dal focus, dalla concentrazione. Non dalle distrazioni. In altre parole, la norma dovrebbe essere la concentrazione, quindi pianifica delle pause. Se ti vuoi sbattere ancora di più, traccia il tempo passato a distrarti (per esempio controllando quanto tempo passi sui social media sul tuo telefono) e da li, prova a migliorare.

Selezione

E poi il quinto concetto che mi porto via dal libro: la selezione. Nel libro si citano una serie di principi fondamentali per riuscire a selezionare in maniera semplice ed efficace le attività su cui dobbiamo concentrarci. Questi principi sono un pò come degli strumenti nella nostra cassetta degli attrezzi, che possiamo utilizzare ogni giorno quando ne abbiamo bisogno. 
Faccio una carrellata di quelli che mi hanno colpito di più e ho deciso di inserire nella mia cassetta personale:

  • Applicare la legge dei “vital few”, le poche cose vitali, al nostro utilizzo di internet. Per esempio, utilizziamo i social media principalmente per lavoro, ma minimizziamoli per la vita personale. Rimuovere il più possibile i social media e intrattenimento fine a se stesso ci darà un vantaggio competitivo enorme su chi invece vi perde molto tempo
  • Selezionare i propri goal personali. Devono essere pochi e specifici, ma non troppo restrittivi. Diamoci un obiettivo e definiamo il percorso per raggiungerlo
  • Consideriamo la regola 80/20 in ogni cosa che facciamo. Il contributo ad un outcome/risultato non è distribuito in maniera regolare sull’effort. In altre parole, poche delle cose che facciamo ci consentono di raggiungere l’80% dei risultati, nella vita sia personale che professionale
  • Cal propone poi un’esperimento interessante: testare l’astinenza totale dai social media per 30 giorni e poi chiedersi: “le persone lo hanno notato? Vivo bene lo stesso?” Se si, sapremo quanto quel social media o app sia davvero importante.

Qualche altro principio che mi ha colpito rispetto a come minimizzare le energie spese a fare quello che ci fa perdere tempo e ci distrae dal lavoro (definite in inglese come “shallow work”):

  • Pianificare le attività simili tra loro in blocchi e farle tutte insieme. Per esempio, rispondere a tutti i messaggi slack, tutti insieme o dedicare uno slot di tempo solo alle email. 
  • Quando pianifichiamo, rendiamo questi blocchi di tempo più lunghi, in quanto tendiamo ad essere sempre troppo ottimisti rispetto alle stime. Questo tema ritorna in moltissimi libri legati alla produttività
  • Valutare il costo in termini di tempo e soldi delle cose che ci fanno perdere tempo (per esempio attività di data entry o presentazioni grafiche). Utilizzare questi dati per definire un budget per la delega e l’outsourcing. Delegare poi queste attività a terze parti o altre persone nel nostro team, in modo tale da utilizzare il nostro tempo su cose che hanno un ritorno economico più alto.
  • Pianificare la nostra giornata o settimana sulla base di quando decidiamo di lasciare il nostro ufficio (e non il contrario). Auto-imponiamoci per esempio di lavorare un massimo di 50 ore alla settimana e definiamo il piano di attività da fare. Io non sono assolutamente bravo a farlo..

Ora veniamo alle cose non mi hanno convinto completamente o che secondo me sono difficilmente applicabili.


La prima è legata al multitasking.

Se è vero che fa malissimo fare dieci cose allo stesso tempo, dall’altra parte è utopistico pensare di avere 4 ore di tempo completamente libero da distrazioni o interruzioni ogni giorno, sopratutto se si lavora in team o in una azienda, che tipicamente richiede riunioni, conversazioni, condivisione di informazioni. Se invece lavoriamo come freelancer può essere più fattibile.


La seconda riguarda le email. 

C’è un capitolo in cui si discute dell’importanza di diventare difficile da contattare, di specificare agli altri gli argomenti per cui dovrebbero scriverti e quelli su cui non risponderai. 

Addirittura viene detto di non rispondere a email che non hanno danno contesto rispetto alla richiesta, e, al contrario inviare email ad altri che diano tutti i dettagli necessari, comprese alcune opzioni di orari e date se richiediamo un meeting.

Sono d’accordo che non sia divertente rispondere alle email, ma non sempre queste raccomandazioni sono applicabili, sopratutto quando non siamo nessuno e dobbiamo guadagnarci il rispetto delle persone.

Se prima dimostriamo il valore di quello che facciamo e stringiamo relazioni coese con le persone, forse questi punti hanno senso, altrimenti no.


Il terzo riguarda il “dire di no”. 

Nel libro viene spiegato quanto sia importante declinare le richieste di meeting senza una agenda, o richieste urgenti che arrivano dopo l’orario in cui noi abbiamo deciso di smettere di lavorare.  

Se da una parte questo ragionamento è assolutamente sacrosanto, dall’altra in una organizzazione e in generale in un contesto sociale bisogna essere flessibili ed educare, spiegare agli altri quello che ci aspettiamo. E questo richiede tempo ed energia.

Bene, per questo articolo e’ tutto, fammi sapere che ne pensi nei commenti, sono curioso di sapere quali sono le tue impressioni e sopratutto se qualcuno di questi consigli ti ha da dato qualche spunto utile per la tua vita quotidiana!


Se ti interessano questi argomenti, puoi trovare altri video simili che trattano di libri in questa sezione del blog: https://indie-productivity.com/blog/#blog-libri

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