Come gestire le email al lavoro (in metà del tempo)

In questo articolo su come gestire le email:

• Le tipologie di email: azionabili, informative, fonti di ispirazione, promozionali, spazzatura
• I 3 principi da tenere a mente prima di usare l’email: definizione dell’obiettivo, proattività VS reattività, lettura in blocco & scrittura rapida
• Come organizzare le email per priorità: Do, Schedule, Delegate, Waiting For
• Come categorizzare le email utilizzando le label (e quando farlo)
• 10 principi per compilare un’email in maniera efficace 

---

Quante email scrivi al giorno? 
E quante ne ricevi?

Ti sei mai sentito letteralmente inondato dalle email tanto da non aver nemmeno voglia di iniziare a leggerle?
Lo so, le email sono forse una delle attività più stressanti, stancanti e allo stesso tempo noiose della nostra vita lavorativa.

E non serviva la montagna di studi che hanno fatto per dimostrarlo.

Talvolta, però, se utilizzate bene e con criterio, si possono rivelare uno strumento estremamente utile da utilizzare a nostro favore.

 

Il punto è:

1. Sapere come utilizzarle
2. Capire quando utilizzarle
3. Capire per cosa utilizzarle

Voglio condividere la mia esperienza rispetto alla tragedia delle email e come ho deciso di utilizzarle per il mio lavoro e per la mia vita personale.

Parto con una premessa: ho lavorato per circa 7 anni in diverse multinazionali e società di consulenza e ovviamente le email sono lo strumento che più di tutti viene usato e abusato.

Sono arrivato a un punto in cui ne ricevevo circa 100 al giorno, a volte anche di più. Un’esperienza che di sicuro non vi consiglio!

Veniamo al dunque. 

Come fare a domare le email e farle diventare un alleato, non essendone schiavi? E sopratutto come organizzarle, capire quali siano quelle importanti e categorizzarle?

Tipologie di email

Nella mia esperienza le email si dividono in 5 tipi:

• Azionabili – sono le comunicazioni più importanti. Le email a cui devi prestare attenzione e contengono elementi utili come feedback da un cliente o un altro team, richieste, status avanzamento di progetto che sbloccano un’attività che abbiamo in carico. A queste email possiamo rispondere subito, quando possible, oppure le possiamo trasformare in un task (dopo vediamo come)

• Informative – queste sono le comunicazioni che riceviamo da altri perché siamo parte di un progetto ma non richiedono azioni concrete dal lato nostro. Le possiamo archiviare in una cartella di progetto

• Fonti di ispirazione – sono newsletter o email di altri brand a cui ci siamo iscritti per trarne ispirazione. Se lavoriamo nel marketing, nella comunicazione o nel reparto creativo di un’azienda, è fondamentale avere a mente cosa sta facendo il mercato, come comunica e quali sono le strategie messe in campo. Leggere le email di competitor o aziende di cui amiamo lo stile comunicativo è fondamentale per prendere spunto e trovare nuove idee

• Promozionali – sono newsletter promozionali che continuano ad arrivarci perché in passato ci siamo iscritti ad un servizio o prodotto. Possiamo decidere di gestirle in 2 modi: o ci disiscriviamo perché non siamo più interessati, oppure le trattiamo come fonti di ispirazione da cui vogliamo continuare a ricevere aggiornamenti (e magari prodotti utili da comprare). Queste vanno categorizzate in una cartella apposita tramite dei filtri. 

• Spazzatura – queste sono notifiche automatiche da piattaforme che utilizziamo per il nostro lavoro, email random e email da colleghi che ci hanno messo in copia senza un motivo preciso, anche se per noi è un tema irrilevante per cui non abbiamo alcun coinvolgimento né interesse. Vanno cestinate automaticamente.

Ecco i principi da tenere a mente quando si parla di email.

Mentalità

Quando si parla di email, l’elemento più importante che distingue i professionisti che sanno utilizzarle a loro vantaggio e coloro che ne vengono sopraffati è la mentalità.  Dobbiamo approcciare le email sotto tre punti di vista principali:

• Goal
• Proattività VS Reattività
• Modalità di lettura e scrittura

Innanzi tutto, è fondamentale definire il goal, l’obiettivo. 

Cosa vogliamo ottenere attraverso la nostra inbox? Vogliamo ricevere aggiornamenti da altri, comunicare e utilizzarlo come uno strumento per portare avanti i nostri progetti? O le stiamo invece utilizzando come mezzo per gestire e tracciare i nostri task personali?

Questa è una distinzione fondamentale perché le email non devono MAI essere lette e utilizzate come lo strumento che ci darà quello che dobbiamo fare durante il giorno, ma piuttosto sono il mezzo utilizzato per condividere informazioni utili per portare avanti task e azioni definite al di fuori delle nostre email.

Quando lavoriamo su un progetto, definiamo tutte le attività da fare su una board. Poi utilizziamo le email per comunicare con i membri del team.

Quando riceviamo email da altre persone coinvolte nel progetto, non le dobbiamo lasciare in stato “da leggere” per poi poterle azionare: è importante o rispondere immediatamente o, se richiedono un nostro intervento, trasformare in un task da compiere o delegare.

Il secondo punto da considerare quando si parla di mentalità è come ci approcciamo alle email. L’errore più grande che ho compiuto per i primi 5 anni di lavoro è stato senza dubbio il trattare le email con un approccio reattivo. 

Cosa vuol dire?

Rispondevo in maniera reattiva alle email. Controllavo la posta elettronica ogni 5 minuti. Appena arrivava un’email, tendevo a rispondere quasi subito, o almeno appena la leggevo. Mentre stavo facendo un’altra attività, smettevo di farla per leggere la nuova email.

Tenevo le attive le notifiche delle email (a quel tempo usavo Outlook), in modo da vedere quando arrivano.

Ecco, questa è la ricetta per il disastro. Reagire vuol dire fare un’azione come conseguenza di un’altra. Vuol dire rispondere ad un trigger in maniera immediata, senza filtri.  Questo ci porta a distrarci molto di più, perdere la concentrazione rispetto al task che stiamo facendo, crea lo stress da notifica e ci fa perdere un sacco di tempo a causa del multitasking (fare più cose allo stesso tempo) e al task switching (passare da un’attività all’altra frequentemente).

Dopo essermene reso conto (ci ho messo degli anni) e aver letto molto sull’argomento, sono passato ad un approccio proattivo.  Ovvero, non reagisco più alle email che arrivo, non tengo le notifiche attive e non tengo la inbox aperta davanti a me. 

Perché lo faccio? 

Principalmente per raggiungere più in fretta il focus, per fare una sola cosa alla volta e per guadagnare tempo. Se decidiamo di allocare soltanto alcuni momenti della giornata alla lettura delle email (per esempio mattina appena cominciamo a lavorare, fine mattinata e seconda parte del pomeriggio), non facciamo altro che ottimizzare i tempi, rispondere alle email tutte insieme, categorizzarle al volo e decidere quale email si trasformerà in un task di progetto.

Questo approccio porta moltissimi benefici, tra i quali maggiore efficienza, risparmio di tempo e più concentrazione nel momento in cui facciamo una sola cosa alla volta.

E poi il terzo aspetto da considerare in termini di mentalità è la modalità di scrittura e lettura delle email.
Una tecnica che ho trovato molto utile consiste nel leggere le email tutte insieme, in gruppo, per argomento.

Questo mi consente di ottimizzare i tempi. Quando una email richiede più di 2 minuti per essere letta, la lascio da leggere alla fine. Prima scorro le email velocemente, trovo quelle più importanti, le leggo e tengo le più lunghe/impegnative per la fine. Alcune teorie sostengono che il modo migliore di leggere le email, sopratutto quando ne hai accumulato tante (esempio tipico di quando torniamo da un periodo in vacanza), è di non seguire un ordine preciso, ma procedere randomicamente, con lo scopo di identificare quelle che richiedono azioni effettive da parte nostra.

Se un’email richiede un’azione, consiglio di trasformarla in task e spostare nella nostra piattaforma di project management. 

Quando abbiamo letto le email, siamo pronti per rispondere.  Parto col dire che non sempre sia necessario rispondere alla email, per esempio trovo piuttosto superfluo ed irritante quando si creano catene di email dove si risponde per dire soltanto “grazie”, in quanto non fanno altro che intasare la nostra inbox. 

Tendenzialmente non serve rispondere alle email in cui noi siamo in copia e dobbiamo solo essere informati dei fatti, quando le email non ci riguardano, quando sono email promozionali e spazzatura e anche quando le email non richiedono richieste precise. 

Ricordati che è sempre onere di chi scrive le email rendere chiaro di cosa si ha bisogno ed entro quando. 
In linea di massima, rispondiamo immediatamente alle email la cui risposta ci richiederà massimo un minuto. Se questa è la casistica, rispondiamo in poche righe e archiviamo.

Quando siamo messi nelle condizioni di rispondere e la risposta dovrà essere più elaborata, cerchiamo comunque di farlo in 5 o massimo 10 righe, utilizzando frasi semplici, corte e chiare. 
Il corpo delle email deve sempre contenere:

• Contesto rispetto alla richiesta o alla risposta che inviamo
• Elenco di azioni richieste o effettuate
• Indicazione chiara di date entro le quali si richiedere di fare o si farà in prima persona una attività

Questo vale anche per i meeting, che devono avere un’agenda, uno scopo e delle tempistiche precise. 
Sono consapevole che molti di questi punti non siano sempre rispettati, sopratutto se si lavora con un cliente lato agenzia o lato provider.

Il lavoro degli account manager o del team di vendita è spesso quello di coccolare il cliente e spesso le parole sono piene di vuoto. Non voglio giudicare nel merito, in quanto ho lavorato per molto tempo in questo contesto, ma posso dire che di certo non è il mio stile. 

Priorità

Una volta compresa la mentalità e l’approccio corretto alla gestione delle email, tutto il resto verrà più semplice.
Il prossimo step che ti consiglio di fare è quello della prioritizzazione. 

Ho parlato in altri video di varie tecniche per definire la priorità dei task di progetto, ma per quanto riguarda le email mi limito a consigliarti l’approccio che per me ha funzionato meglio. Abbiamo detto poco fa quanto sia importante leggere e scorrere le email nella nostra inbox e identificare quelle importanti e che richiedono azioni concrete.
Io tendo ad utilizzare un sistema di “stars” o “flags” o chiamiamole pure icone (o come vi pare..) che consente di suddividere le email in:

• Urgenti  (Do) – da azionare al più presto
• Importanti (Schedule) – da azionare in 1-2 giorni
• Da delegare (Delegate) – si delega l’esecuzione a qualcun altro
• In stand–by (Waiting For) – quando l’attività richiesta dipende dalla nostra controparte (per esempio un cliente) o semplicemente attendiamo feedback

L’obiettivo è quello di leggere le email, segnare quelle che richiedono interventi, suddividerle per priorità in maniera adeguata e spostarle all’interno di una inbox parallela. 
Questo si può fare con Gmail per esempio, che supporta le cosiddette “inbox multiple”.

Ho preparato un tutorial completo su come fare il setup del tuo Gmail seguendo questi principi. Lo puoi trovare in questo video:

Categorizzazione

Connesso al punto precedente è poi il principio di categorizzazione. 
Oltre a suddividere le email per priorità, è estremamente importante anche categorizzarle attraverso:

• Cartelle – tipiche di Outlook
• Labels – tipiche di Gmail
• Integrazione con to-do list e automatizzazione – fattibile attraverso numerosi account email

Ma perché categorizzare? In cosa ci aiuta?
C’è stato un periodo in cui tendevo a categorizzare email compulsivamente, poi ho smesso per un pò e adesso categorizzo solo quello che serve. La categorizzazione è finalizzata a ritrovare le informazioni in maniera semplice, quando serve e permette di archiviare la inbox ogni giorno, in modo da averla vuota.
Si possono utilizzare per:

• Raccogliere tutte le email legate ad un progetto
• Raccogliere le email legate ad un competitor (se si lavora nel business e nella strategia)
• Raccogliere tutte le email legate ad un dipendente, se si gestisce un team
• Raccogliere tutte le email burocratiche legate a contratto, aggiornamenti dalle risorse umane, aggiornamenti aziendali

Ognuno può categorizzare in maniera diversa, in base alle proprie esigenze, al proprio lavoro e a quello che ha senso fare.

Ricordiamoci sempre che la funzione di ricerca funziona molto bene in quasi tutti gli email client, quindi se sappiamo usarla bene, la maggior parte delle volte riusciremo a trovare quello che cerchiamo senza sforzi.

Ho anche preparato un video tutorial in cui puoi trovare il processo step-by-step per integrare la tua email con gli altri software di project management che utilizzi per organizzare il tuo lavoro:

Compilazione

Veniamo all’ultimo punto.
Come compilare un’email perfetta?

Per qualche ragione strana, mi è sempre piaciuto scrivere email di senso compiuto, che fossero concise ma anche utili, che dicessero qualcosa e non fossero solo convenevoli.

Devo ammettere che i convenevoli non mi sono mai piaciuti.

Hai presente quando all’inizio e al termine delle email scriviamo sempre le stesse cose?

• Apriamo la email con Ciao XXX,
• La prima riga spesso contiene un “Spero tutto bene” o “hope you’re doing well”
• L’email si chiude sempre con un “sono a disposizione per ulteriori chiarimenti”
• Diciamo sempre un sacco di “grazie”, anche se il sentimento non traspare affatto dal contenuto

Ma serve davvero? Queste frasi, avendole viste così spesso, oggi diventano invisibili e non svolgono il ruolo che originalmente avevano. Sono diventate semplicemente una convenzione.
Ecco, in questo senso, preferisco tenere un buon bilanciamento tra gentilezza e, soprattutto, utilità del messaggio. 
Ti lascio 10 consigli e accorgimenti che hanno funzionato molto bene per me.

1) Blocca del tempo

Innanzi tutto, blocca del tempo durante il giorno per leggere e scrivere email. Durante questo blocco di tempo, fai solo quello.

2) Fissa un tempo limite

Fissa un tempo limite che dedicherai a questa attività, in modo da forzarti a essere conciso

3) Parti con un saluto

Partiamo con un saluto (Ciao XXX, …) solo all’inizio della catena di email o quando passa qualche giorno tra un’email e l’altra (salutare la stessa persona 3 volte in un giorno non conferisce valore aggiunto alla comunicazione)

4) Scrivi tra le 5 e le 10 righe al massimo

Manteniamo il corpo delle email tra le 5 e le 10 righe massimo

5) Usa il telefono o allega documenti

Quando le email sono più lunghe di 10 righe, valutiamo due possibilità: parliamo con il destinatario al telefono per spiegare e chiarire (invece che mandare un papiro via email) oppure, se si tratta di un’email ufficiale o dobbiamo comunicare formalmente con clienti e stakeholder, cerchiamo di tenere il messaggio corto ed allegare un documento con approfondimenti (mai mandare un’email con le stesse informazioni che metteresti in una presentazione)

6) Non rispondere immediatamente

Non rispondere immediatamente appena vedi un’email arrivare – piuttosto pianifica l’invio per dopo (puoi farlo attraverso plugin come Send Later o anche con la funzione nativa di Gmail). Utilizza la funzione Gmail Offline se hai pochissimo tempo per scrivere e non vuoi ricevere nuove notifiche.

7) Utilizza un elenco puntato

Quando scrivi il contenuto di una email e vuoi richiedere qualcosa, inserisci un breve contesto e utilizza un elenco puntato per fare una lista delle azioni di cui hai bisogno. Accanto ad ogni azione indica la persona da cui ti aspetti supporto e le tempistiche entro le quali ne hai bisogno

8) Dai supporto e feedback nelle tue risposte

Quando rispondi ad una email in cui ti viene chiesto qualcosa che puoi fare, fornisci il tuo feedback in poche righe. Quando ti viene richiesto qualcosa che non puoi fare/non rientra tra le tue priorità, utilizza la tecnica del sandwich: inizia e chiudi l’email in maniera affabile, esprimendo apprezzamento e supporto rispetto all’attività che colui che invia la email sta seguendo. In mezzo all’apertura e la chiusura della email (proprio come il contenuto di un sandwich) spiega che purtroppo non riuscirai a farlo per questi motivi, ma saresti felice di supportare in altro modo se possibile, magari indicando anche chi potrebbe prendere in carico l’attività al posto tuo

9) Non partecipare a riunioni in cui la tua presenza non è necessaria

Quando rispondi a degli inviti a riunioni, se non puoi partecipare, dai sempre una ragione e spiega che parlerai con l’organizzatore dopo il meeting o leggerai attentamente le meeting notes

10) Quando iniviti qualcuno ad una riunione, fornisci contesto, scopo, agenda, piano

Quando invii una email per invitare qualcuno ad una riunione, includi sempre: lo scopo del meeting (cosa vuoi ottenere alla fine), l’agenda (di cosa si parlerà), il piano (associare slot temporali ad ogni discorso) e definisci chi sono i partecipanti necessari e quelli opzionali

Sono curioso, fammi sapere che ne pensi – e tu come utilizzi le email al lavoro e nella tua vita personale? Segui già qualcuno di questi accorgimenti?