4 modi per ridurre gli impegni giornalieri

Ti senti sempre impegnato? O per qualche motivo finisce sempre che non hai abbastanza tempo per fare quello che vuoi fare?

Ecco, ci siamo passati tutti.

Tra studio, lavoro, social media e distrazioni che ci piovono addosso da ogni parte, il tempo non sembra mai essere abbastanza.

É difficilissimo farlo, davvero.

Tuttavia, ci sono alcuni modi di comprovata efficacia su cui scienza e pratica sono d’accordo nel 100% dei casi.

Hai mai sentito parlare dell’approccio INDIE?

L’ho costruito per me stesso qualche tempo fa, basandomi solo sulla mia esperienza di studio e lavoro personale, e raccoglie solo ciò’ che davvero funziona.

Vediamolo insieme. 

E’ composto di 4 fasi.

1. CAPIRE PERCHÉ

Tutto parte dal capire i motivi alla base del problema. Nella maggior parte dei casi il motivo per cui sentiamo che il tempo non è mai sufficiente è dovuto a:

Ti chiedi mai perché finisce sempre nello stesso modo?

Quali di questi tre elementi non avevi preso in considerazione?

Queste sono alcune delle domande che ci possono aiutare a cambiare approccio da domani stesso.

2. DECOMPORRE L’ATTIVITÀ

Questo passo è cruciale soprattutto se non sai mai da dove cominciare, quale cosa fare prima e quale fare dopo.

Ogni attività di studio o lavoro (talvolta persino nel tempo libero!) può essere decomposta in tre elementi principali:

• Il FINE per cui lo facciamo. Spesso ci troviamo a fare un sacco di “cose” ma non ci chiediamo se esse abbiano un fine rilevante per noi e per ciò che vogliamo diventare. Ad esempio, quando studiamo, lo facciamo perché dobbiamo passare l’esame o perché superare l’esame è la condizione che ci consentirà di ottenere il lavoro che sogniamo? Oppure, quando siamo al lavoro, eseguiamo un’attività perché qualcuno ce lo ha chiesto o perché riteniamo che sia utile al nostro sviluppo professionale e va nella direzione che ci siamo preposti?

• il BENEFICIO che questa attività ci porta. Riconoscere il valore di ogni azione, ora di studio, riunione o documento ci aiuta a capire se stiamo semplicemente proseguendo con il pilota automatico o se percepiamo il beneficio immediato o futuro che quell’azione può avere. Identificare il beneficio ci da anche maggiore motivazione e ci aiuta a sentirci grati e soddisfatti per ciò che abbiamo fatto. Al tempo stesso, se non siamo in grado di identificare in maniera semplice il beneficio di una certa azione, dovremmo allora chiederci se questa è utile al nostro scopo o meno.

• Il COSTO in termini focus, tempo, soldi o stress che quella attività comporterà. Troppo spesso cominciamo a fare “cose” senza minimamente considerare quale sia il loro impatto.

Parlando con amici studenti, spesso ci sentiamo dire che hanno “passato tutto il pomeriggio” a studiare quella cosa; parlando col collega al lavoro ci lamentiamo che “quel meeting è durato un’infinità“.

Questo è il costo di quello che facciamo e dobbiamo sempre considerarlo PRIMA di cominciare, non lamentarci a posteriori.

3. PRIORITIZZARE

Se siamo stati bravi a portare a termine le attività descritte al punto 2, siamo a metà dell’opera.

Adesso viene la parte più interessante. Ci sono decine di metodologie che qualsiasi coach, formatore o guru là fuori vendono come panacea a tutti i mali. Il problema è che sono tutte tattiche, non soluzioni in sé e per sé.

Il punto è capire i principi alla base delle metodologie. Non cercare scorciatoie o un semplice trick, ma andare alla radice della soluzione.

Tutte i metodi più utilizzati al mondo per la gestione (sia personale e aziendale) delle attività sono basati sull’identificazione delle PRIORITÀ.

Capire cosa è davvero importante e cosa non lo è.

E le cose davvero importanti sono quelle che ci aiutano a fare un passo, diretto o indiretto, minuscolo o significativo, verso il nostro FINE.

Ecco alcuni esempi in cui potresti identificarti:

Vuoi laurearti in tempo con un voto alto per poter accedere al lavoro che sogni?

Vuoi acquisire esperienza in una determinata area del digital marketing mentre lavori come dipendente per poter crescere e ottenere un lavoro più prestigioso e meglio pagato?

Hai già esperienza nel tuo lavoro e vuoi cominciare a lavorare come freelancer?

Benissimo, hai chiaro il tuo fine.

Adesso bisogna identificare quale di tutte le attività che dovremmo fare questa settimana / in giornata possono dare un contributo maggiore al raggiungimento del nostro fine.

Questa attività si chiama prioritizzazione.

La maniera più semplice per utilizzarla in maniera efficace ed immediata è:

• Fare una lista di tutte le attività previste/richieste, mettendole nero su bianco, su un foglio di carta o digitale
• Assegnare una priorità chiara ad ognuna di esse, sulla base del contributo che esse possono dare al raggiungimento del nostro risultato: ALTA, MEDIA, BASSA. Avremo adesso una lista di priorità
• Pianificare le attività da portare a termine su base settimanale o giornaliera in base al grado di contributo.

Quelle con priorità ALTA saranno le cose cruciali che dobbiamo assolutamente terminare (chiamate “Must Have”)

Quelle con priorità MEDIA sono importanti ma non critiche – le dovremmo portare a termine (chiamate “Should Have”), ma le mettiamo in coda rispetto alle prime.

Quelle con priorità BASSA sono secondarie ma le prenderemo in carico solo se abbiamo tempo, in quanto il non portarle a termine non avrà nessun impatto negativo sul nostro obiettivo (chiamate “Could have”)

Quello che ci rimane da fare, è pianificare. Associamo ogni attività al giorno in cui vogliamo prenderle in carico e prendiamoci la responsabilità di portarle a termine.

Tutto ciò’ che non rientra in queste categorie, semplicemente RIMUOVILO. Non considerarlo. Crea spazio per coltivare relazioni o rilassarti.

💡 Bonus TIP: portiamo a termine le attività con priorità alta (Must Have) al mattino o comunque come primo elemento della lista. Finché non (e solo se) saranno concluse, non consideriamo neanche gli altri elementi sulla lista.

4. ITERARE

Se siamo arrivati a questo punto, significa che siamo stati davvero bravi.

Organizzati, focalizzati, efficienti.

Vuol dire che, se hai categorizzato e pianificato i “tasks” (termine inglese per attività) in maniera corretta, non dovresti più sentirti a corto di tempo, stressato e sopraffatto dalla quantità di cose da fare. E dovresti avere un piano chiaro delle cose da fare durante la settimana, giorno per giorno.

Davvero una cosa non da poco. Poche persone riescono a farlo davvero.

Purtroppo, ci sono ottime possibilità che purtroppo questo non sia successo.

É estremamente normale e comune.

Ma la cosa più interessante della produttività e dell’efficienza è che può sempre essere migliorata. É un processo cosiddetto “iterativo”.

Iter, dal latino, significa percorso, viaggio.

E la produttività è proprio questo, un percorso, non un risultato.

Continua a evolvere nel tempo e può essere sempre migliorata.

Come fare?

Non fermandosi al primo problema.

Se non siamo riusciti a rispettare il piano che abbiamo creato (succederà nel 95% dei casi), non dobbiamo bloccarci. Dobbiamo capire come possiamo migliorarlo, a partire da domani.

Fatti 3 domande:

• Cosa ha funzionato?
• Cosa non ha funzionato?
• Come possiamo migliorare quello che non ha funzionato?

In questo modo, saprai cosa fare alla prossima “iterazione”.

Dalla prossima settimana, prova a organizzare le tue attivitá in maniera diversa, ottimizzato sulla base delle risposte che ti sei dato/a.

Magari hai assegnato priorità ALTA a troppe attività’: devi migliorare nella selezione di ciò che veramente conta.

Magari hai assegnato priorità ALTA o MEDIA ad attività che non contribuiscono a farti avvicinare al tuo obiettivo: devi ridefinire quali attività considerare per la prioritizzazione e quali attività eliminare completamente.

Ottimo, abbiamo visto i 4 modi per creare più tempo.

PS: Ma non finisce qui – ci sono documenti, template, piattaforme online che ti consentono di farlo in maniera più automatizzata e fanno il lavoro grosso per te, dandoti più chiarezza riguardo a COSA fare e QUANDO.

Vuoi sapere quali?

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