Quante volte ce lo siamo chiesto? Quanta confusione esiste sulla differenza tra efficacia ed efficienza? Come fare a distinguerle e come applicarle nella vita quotidiana?
Esistono definizioni più accademiche, altre sono più concrete e possono essere applicate al mondo del lavoro.
Cercherò di fornire la mia personale definizione delle due.
Efficienza significa ottimizzare il tempo e portare a termine una attività nel minor tempo possibile generando il massimo risultato ottenibile.
Efficacia non significa fare tante cose, ma piuttosto significa essere in grado di identificare le cose giuste da fare per raggiungere il risultato che ci siamo prefissati.
In questo senso, possiamo definire la produttività personale e professionale: il processo di selezione, esecuzione e misurazione delle cose che avranno un impatto reale sul nostro obiettivo. In sostanza, una selezione efficace e strutturata di quel 20% di azioni che ci serve per ottenere l’80% del risultato.
Facciamo un esempio:
Io arrivo al lavoro
Leggo tutte le mail e cerco di rispondere a più email possibili nel minor tempo possibile.
Ho un calendario pieno di eventi e partecipo a tutti, arrivando in tempo e concludendoli nei tempi prefissati.
Al termine della giornata ho terminato tutti i task che il mio manager mi ha dato fa fare e i miei colleghi mi hanno richiesto via email.
Sono stato efficiente? Probabilmente si, molto. Sono stato efficace? Assolutamente no.
Facciamo un altro esempio:
Arrivo in ufficio e ho la mia task list personale già organizzata con le priorità della mia giornata.
Comincio la giornata selezionando le email in ordine di importanza e urgenza e rispondo solo a quelle che richiedono il mio input, in 5-10 righe, dedicandoci massimo 30 minuti.
A quel punto disattivo le notifiche di app, cellulare e email per concentrarmi sulle mie priorità giornaliere per almeno un blocco di due ore, lavorando in slot di tempo di 25 / 50 minuti con qualche pausa nel frattempo.
Termino i task fondamentali che mi consentiranno di raggiungere il mio obiettivo di lungo termine prima di pranzo.
Controllo nuovamente le email prima di pranzo e a fine giornata.
Dopo il pranzo e una passeggiata, torno in ufficio per partecipare a meeting che ho spostato di proposito nella seconda parte della giornata, supportare il mio team, dare risposte a chi le aspetta da me, telefonare a clienti.
Sono stato efficiente? Quanto basta, anche se ho terminato meno cose in totale.
Sono stato efficace? Assolutamente si, in quanto la qualità del mio lavoro, della mia giornata e della mia motivazione sono nettamente superiori rispetto al primo caso.
Ecco, questa è la differenza tra efficacia ed efficienza che possiamo vivere concretamente nella nostra vita quotidiana, dentro e fuori dal lavoro.