Gestione del tempo: la giornata in 10 step

Hai mai sentito parlare della “Parkinson’s Law”?

E’ un concetto molto interessante, che qualche anno fa mi ha fatto rendere conto di avere un problema, uno di quelli davvero grossi.  

Teorizzata nel 1955 dallo storico inglese Parkinson con un saggio scritto per l’Economist, essa sostanzialmente sostiene che il  lavoro tende ad occupare tutto il tempo disponibile per il suo completamento, lasciandoci spesso senza altro tempo da dedicare a quello che avevamo pianificato di fare.

In parole povere, più tempo hai, più tenderai ad utilizzarlo tutto per completare l’attività corrente. 

Il lavoro si espande fino ad occupare la finestra di tempo disponibile. 

Se ci pensi, questa affermazioni non potrebbe essere più vera.

Quante volte hai pianificato di fare 10 cose durante giorno e a fine pomeriggio ti ritrovi con meno della metà dei task completati? 

O magari avevi pianificato di studiare/approfondire un argomento dandoti un numero di documenti/pagine da leggere entro fine giornata, senza minimamente essere riuscito a raggiungerlo?

Ecco, questo è il problema. 

Da quando ho capito che il tempo e’ davvero una risorsa scarsa, l’unica cosa che non ritorna e che non si può comprare, ho cambiato approccio alla gestione delle mie giornate.

A costo di sembrare ridicolo, ho deciso di sperimentare come un pazzo diverse combinazioni e tecniche per ottenere di più dalle poche ore che ogni giornata ci offre.

Dopo anni di esperimenti e di pratica, ho elaborato 10 principi che considero i pilastri portanti delle mie giornate.

Vediamo tutti, uno per uno.

Per comodità e per facilitare la comprensione, li dividerò in base alla fase della giornata.

INDICE
🌅 Gestione del tempo: Il Mattino  (5:00 - 12:00)
1) Il mattino ha l’oro in bocca
2) Muoviti 
3) Libera la mente
4) La regola dei tre.
5) Rimuovere distrazioni 
6) Stress recovery
☀️ Gestione del tempo: Il Pomeriggio (12:00 - 19:00)
7) Il pranzo
8) Come sfruttare il pomeriggio lavorativo al meglio
9) Chiudere VS aprire open loops
🌘 Gestione del tempo: La Sera (19:00 - 23:00)
10) Il riposo 
Conclusioni

Sei pronto? 

Partiamo.

🌅 Gestione del tempo: Il Mattino (5:00 – 12:00)

1) Il mattino ha l’oro in bocca

Il mattino e’ (o dovrebbe essere) una fase sacra della giornata per ognuno di noi.

Troppo spesso le persone tendono ad occupare le ore che precedono i loro impegni principali facendo una cosa sola: dormendo. 

E non fraintendermi, io ero il primo a farlo. 

Ad un certo punto, non ricordo esattamente quando, ho letto un articolo che mi ha aperto gli occhi. Riguardava le abitudini degli uomini più ricchi del pianeta. 

Avevano tutti una cosa in comune: si svegliano molto presto.

C’è chi si sveglia alle 4 del mattino, chi alle 5, alle 5.30 o alle 6.

Al momento vivo in Australia e conosco un sacco di persone che si svegliano alle 4.30 del mattino.

Te lo giuro.

Non una, due o tre. Decine. 

Ho fatto davvero fatica a capirne il motivo, finché non ho provato anche io. 

Sostanzialmente il principio e’ piuttosto semplice: svegliandoti prima della media delle altre persone ottieni tre benefici principali:

• Hai del tempo da dedicare a te stesso per fare le cose che contribuiscono al tuo benessere personale. Vuol dire allenarsi, scrivere, dedicarti alle tue passioni, o semplicemente rilassarsi, PRIMA di cominciare il lavoro o lo studio. Se ci pensi, questo cambia davvero il paradigma delle tue giornate
• Cominci la tua giornata avendo già ottenuto dei micro-risultati. Hai completato un allenamento, letto qualche decina di pagine di un libro o scritto un articolo per il tuo blog
• Fai le cose che ami con maggiore tranquillità, quando ci sono meno distrazioni. Non avendo nessuno intorno, il telefono che squilla, le notifiche dei social media, l’amico/collega che ti chiede di andare a bere un caffè, sei più rilassato, meno distratto e più attento. Il tuo focus e’ massimo e riesci a fare quello che devi fare in meno tempo e con più concentrazione. 

Si ok, tutto molto interessante.

Ma quindi dobbiamo cominciare tutti ad alzarci alle 4:00? 

Ovviamente NO.

Esistono dei compromessi, basta solo capire quale sia il più conveniente per se’ stessi.

Sapendo quanto mi piace dormire, io ho optato per una soluzione più gestibile, anche a livello di vita sociale. Ho cominciato a svegliarmi intorno alle 6. 

E devo dire che la mia vita e’ cambiata. In meglio.

Ti consiglio di testare quale orario funziona meglio per te e farmi sapere.

2) Muoviti 

Si esatto, hai capito bene.

Muoversi, fare esercizio, allenarsi.

Questa e’ una di quelle cose che non vorresti fare a quest’ora del mattino (come d’altronde svegliarti).

So come ci si sente appena svegli, sopratutti a quell’ora. 

Stanchi, confusi, nel migliore dei casi non energici.

Ma fare esercizio a quest’ora del mattino, se si riesce a farla diventare un’abitudine, può avere davvero un impatto a dir poco positivo sulla nostra giornata.

Numerosi studi scientifici hanno dimostrato come allenarsi regolarmente abbia un effetto positivo non solo sul nostro fisico, ma anche sulla nostra mente. 

Quando ci alleniamo il nostro corpo produce una proteina, chiamata BDNF (Brain-derived neurotrophic factor), che e’ coinvolta nel mantenimento delle cellule neurali e supporta la crescita e la rigenerazione delle stesse. 

Questo significa che facendo attività’ fisica diamo la possibilità al nostro corpo non solo di mettersi in moto e di bruciare calorie, ma anche di migliorare le nostre performance mentali. Questa combo esplosiva ci consente di aumentare (e di molto) la nostra produttività giornaliera. 

Io sono sempre stato un atleta.

Da quando ho 12 anni sono un corridore. 

Per tutta la mia adolescenza ho fatto atletica a livello agonistico, specializzandomi negli 800 metri. 

Da quando ho finito di studiare, ho smesso di allenarmi così intensamente e per un periodo ho corso soltanto quando ne avevo voglia. 

La passione tuttavia è rimasta e non se n’e’ mai andata. 

Si e’ solo nascosta per bene. 

Avevo forse bisogno di nuove sfide dal punto di vista sportivo, qualcosa che mi desse di nuovo la motivazione ad allenarmi per uno scopo.

E’ proprio a quel punto, molti anni dopo, che ho scoperto il triathlon: nuoto, bicicletta, corsa. 

3 discipline concentrate nella stessa competizione.

Una grande sfida e opportunità per ricominciare ad allenarmi sul serio. 

Non solo ho deciso di cominciare triathlon, ma ho deciso di farlo al mattino, per conciliare meglio i miei tempi. E così è andata.

Ho fatto 4 gare di triathlon in un anno.

Ma ora sto divagando, lascio la storia completa per un altro articolo…

Tornando a noi, perché fare attività’ fisica al mattino dunque?

Per ricapitolare, i benefici di allenarsi al mattino sono innumerevoli. Questi sono quelli che davvero mi hanno convinto a spostare le mie sessioni di allenamento al mattino:

• Muovendoti, metti in moto il tuo corpo immediatamente dopo esserti svegliato, e improvvisamente hai molte più energie. Invece che sentirti assonnato e stanco, hai un vantaggio competitivo nei confronti di chi parte col freno a mano tirato
• Alleni il tuo corpo a stomaco vuoto, contribuendo alla riduzione del grasso corporeo (se questo e’ un tuo obiettivo)
• Utilizzi questo slot di tempo per migliorare le tue performance sportive (sei hai un obiettivo in termini di competizioni) o semplicemente fisiche
• Hai più tempo per te stesso/a al termine della giornata (quando prima invece avresti utilizzato quel tempo per attività fisica, appunto)
• Il tuo corpo produce la proteina BDNF, che sostiene il mantenimento delle nostre cellule cerebrali e ne favorisce la crescita di nuove
• Come risultato dell’allenamento, soprattutto se cardio (ovvero hai fatto un’attività aerobica come correre o nuotare), il tuo corpo produce serotonina, un neurotrasmettitore che ci fa sentire rilassati e felici. Una sorta di droga naturale.

3) Libera la mente

Un’altra attivita’ incredibilmente potente da fare al mattino, prima di cominciare a lavorare e’ la meditazione. 

Sono sicuro che ne hai già sentito parlare, numerosissime volte.

Meditare e’ diventata oggi una moda. O semplicemente “hype”. O qualcosa per “fricchettoni”, come si dice. 

In realtà non c’è niente di più semplice: significa semplicemente liberare la mente da ogni pensiero, “essere” nel momento, restare nel “qui ed ora”.

Cosa significa? 

Sedersi, trovare una posizione comoda, chiudere gli occhi, concentrarsi sul proprio respiro e non focalizzarsi sui pensieri che affollano la nostra mente. 

La mente in realtà non può smettere di pensare. Quello che succede e’ che, ogni volta che tendiamo a tornare ad un pensiero, una paura, una cosa che dobbiamo fare, gentilmente riportiamo la concentrazione sul respiro, liberando i pensieri e mettendo una barriera tra noi e l’oggetto dei pensieri.

Nulla di più semplice. Dovrebbe essere l’attività più normale del mondo, e invece…

E invece e’ complessa. 

Perché siamo sempre di corsa, perché non abbiamo mai un momento per noi.

Io in primis. 

Trovo davvero complicato fermarmi, rallentare. 

Ma da quando ho cominciato a meditare, ne comprendo il valore e so che ha davvero un effetto sbalorditivo su come mi sento, come ragiono e sulla mia produttività.

I vantaggi che io ho riscontrato personalmente sono:

• Essere molto più rilassato durante il giorno 
• Mettere un “gap”, uno spazio, tra l’azione e la reazione. Ovvero, prima di reagire in un certo modo ad uno stimolo (qualcuno che ci insulta, una email fastidiosa, una critica, un fattore di stress), riesco molto spesso a fermarmi per qualche secondo e chiedermi: cosa sta succedendo? Perché mi sento cosi (infastidito, arrabbiato, furioso)?
• Maggiore empatia verso le persone che mi stanno intorno 
• Diminuzione dello stress rispetto alle attività’ complicate che mi aspettano durante il giorno o ciò’ che mi rende insicuro
• Mettere le cose in “prospettiva”, ovvero considerare gli avvenimenti giornalieri o la mia condizione attuale come una situazione temporanea e relativamente insignificante rispetto al grande “ordine delle cose”. Nel contesto dell’universo, quello che mi sta accadendo oggi e’ piuttosto semplice, talvolta insignificante. Posso vivere con un peso in meno.

Esistono diversi tipi di meditazione e una serie infinita di app da usare. 

Magari ci teniamo questo approfondimento per un altro articolo (se ti interessa, fammelo sapere nei commenti!).  

4) La regola dei tre.

Questo è senza dubbio uno dei miei punti preferiti.

Ogni mattina, quando cominciamo la nostra solita corsa contro il tempo e le cose da fare, perdiamo totalmente di vista lo scopo principale: le cose che davvero meritano di essere fatte.

Troppo spesso ci concentriamo su quello che pensiamo di dover fare, o che qualcun altro ci chiede di completare. 

Poche volte ci fermiamo un secondo a riflettere su quali sono le attività che, se portate a termine, possono davvero avere un impatto positivo a lungo termine sui nostri risultati, siano essi legati allo studio, al lavoro o all’ambito personale.

In altre parole, e’ spesso più semplice eseguire task in successione, anche se ininfluenti, piuttosto che focalizzarsi su ciò che davvero può avere un impatto e prendersi il tempo di farlo.

Per risolvere il problema, c’è una regola che, da quando ho cominciato ad utilizzarla, e’ letteralmente entrata di diritto nella mia lista di abitudini, senza neanche richiedere troppo sforzo.

Si tratta della regola dei 3 e funziona così:

• Ogni mattina, decidi quali saranno i tre task fondamentali della tua giornata che, se portati a termine, avranno un impatto rilevante sui risultati legato al tuo progetto di studio o di lavoro.
• Definisci le 3 attività come prima cosa quando inizi a lavorare o studiare. Prima di controllare le email, il telefono, i messaggi, le notifiche e quant’altro. Insomma, prima di ogni altra distrazione. Idealmente, se davvero vogliamo essere efficienti, le priorità dovrebbero essere identificate entro la fine della giornata precedente, in modo da avere la mente libera da ogni tipo di stress latente e cominciare la giornata seguente con uno scopo ben definito. Io di solito li definisco ad alto livello ad inizio settimana (per i 5 giorni seguenti) e adatto il piano entro la sera di ogni giorno, in base alle esigenze. 
• Esegui i task come prima cosa durante la mattinata e terminali entro il primo pomeriggio. Questo aspetto è estremamente importante in quanto il nostro livello di energia e focus e’ massimo al mattino ma declina velocemente dopo l’ora di pranzo. Avere meno energia vuol dire lavorare e studiare con meno focus, dunque l’esecuzione ci richiede in più tempo e il risultato ottenuto sarà’ inferiore. Questo approccio si applica bene sia a chi lavora, sia agli studenti. Se siamo in ufficio, blocchiamo la nostra mattinata per almeno due ore (idealmente consecutive) per chiudere le prime due attività e poi almeno un’ora subito dopo pranzo. Il resto della giornata lavorativa la dedicheremo alle attivita’ “low impact” (a basso impatto) e amministrative, come rispondere alle email, organizzare meeting, telefonare e simili.  Se studiamo, teniamo la parte di lettura e apprendimento per la mattina/primo pomeriggio e dedichiamo il resto della giornata a elaborare quanto appreso.

5) Rimuovere distrazioni 

Quanto e’ complicato rimuovere le distrazioni? 

Quanto tempo passiamo a controllare il cellulare, aprire la chat e i messaggi, rispondere ad amici e familiari, seguire gruppi?

Quante volte ci siamo fermati davanti a quella notifica dei social media o email ricevuta sul nostro account personale?

Lo sappiamo tutti, ormai.

Viviamo in un mondo distratto. E ci facciamo distrarre molto facilmente. 

Il nostro telefono e’ al tempo stesso un’enciclopedia, un mezzo di teletrasporto e un cancellatore di attenzione.

Paradossalmente possiamo imparare tantissimi nuovi concetti, strategie ed informazioni, ma siamo bombardati da notizie spazzatura.

Possiamo essere connessi con l’altra parte del mondo e comunicare in un istante con chi, una volta, doveva aspettare una lettera scritta a mano che arrivava a destinazione dopo qualche settimana. 

Al tempo stesso, i nostri telefoni, le chat aziendali e i social media aperti su ogni device, risucchiano la nostra attenzione. 

Ma tutto questo ha un costo. 

E’ stato calcolato che, ogni volta che ci distraiamo da un task su cui stiamo lavorando in maniera concentrata, necessitiamo in media di circa 25 minuti per ritrovare la concentrazione. 

Sai cosa vuol dire questo? 

Che la maggior parte del nostro tempo al lavoro o nello studio e’ passata a cercare di concentrarci, mentre il resto e’ distrazione, con una minima e risicata parte di lavoro concentrato.

Esiste una soluzione?

In teoria e’ molto semplice, in pratica è piu’ complicata perche’ ci richiede di cambiare le nostre abitudini.

Questi sono i consigli che mi sento di condividere e che hanno funzionato molto bene per me:

• Metti il cellulare in modalità aereo. Isolati completamente dal mondo per un periodo limitato di tempo. Questo farà si che psicologicamente saprai che non ci sarà’ nessuna notifica e nessuno ti potrà contattare né distrarre.
• Capovolgi il cellulare. Si esatto, non basta metterlo in modalità’ aereo, vogliamo anche rimuovere ogni tentazione di utilizzarlo. Capovolgendo lo schermo, ci verrà meno voglia di utilizzarlo
• Cambia lo spazio di lavoro. E’ molto utile cambiare spazio/luogo quando dobbiamo lavorare su qualcosa che richiedere una concentrazione elevata. Scegliendo uno spazio diverso da quello abituale, lo associeremo ad uno stato mentale diverso e saremo più predisposti a concentrarci. Io solitamente, quando sono in ufficio, prendo il mio laptop e mi sposto in una zona isolata, vicino alla finestra, in modo essere più lontano dal rumore e non vedere quello che gli altri stanno facendo e diminuire la probabilità’ che qualcuno mi possa interrompere
• Utilizza cuffie con funzione Noise Cancelling (cancellazione rumore). Sono estremamente utili e ci aiutano ad eliminare i rumori di fondo. Sono fantastiche soprattuto se lavoriamo in un’area dove ci sono molti meeting, persone che parlano tra di loro o stanno al telefono. Io utilizzo le Sony WH-1000XR3.

6) Stress recovery

L’ultimo punto da rispettare durante la nostra mattinata ha a che fare con l’importanza delle pause. 

Non so voi, ma io personalmente ho una seria difficoltà a prendermi pause lunghe durante la giornata lavorativa, un po’ perché c’è sempre qualcosa da fare, un po’ per i meeting serrati, un po’ perché poi fatico a ritrovare la motivazione di iniziare di nuovo a lavorare quando faccio due chiacchere con un collega/amico. 

La verita’, tuttavia, e’ che una pianificazione strategica delle nostre pause non e’ solamente utile ma anche necessaria. 

E’ stato dimostrato come prendersi una pausa di circa 15 minuti per ogni 50 minuti lavorati, puo’ incrementare la nostra produttività giornaliera in maniera sostanziale (certi blogger e freelancer che hanno sperimentato la tecnica confermano di essere riusciti a “risparmiare” fino a 16 ore in una settimana lavorativa standard di circa 40 ore).

E’ proprio per questo motivo che diventa fondamentale trovare delle strategie che da un lato ti consentano di comprendere il valore delle pause (al fine di essere più produttivo) e dall’altro siano conciliabili con un calendario che sembra sempre più’ pieno di impegni.

Il concetto che più’ di tutti mi ha aiutato a capire quanto sia utile prendersi la pause giuste al momento giusto e’ tratto dal mondo dello sport.

E’ chiamato stress-recovery.

Proviamo ad immaginare la nostra vita professionale ed accademica come un allenamento: più energia mettiamo in 1km di corsa, prima finiremo il fiato e dovremmo fermarci dalla stanchezza. Se dosiamo meglio la velocità e l’intensità dello sforzo, alternando 100 metri forte e 100 metri camminando, riusciremo non solo a terminare quel chilometro, ma a farne molti altri subito dopo. Mentre nel primo caso saremo estenuati.

E’ un esempio molto banale, lo so, ma utile per capire la logica dietro il concetto di stress-recovery: e’ solo alternando momenti di energia focalizzata a brevi momenti di relax, pianificati nella maniera corretta, che riusciremo a dare il nostro meglio durante la giornata e incrementare la qualità del nostro output giornaliero.

Ok, tutto molto interessante.

Ma come fare?

Ti lascio la mia tecnica preferita, l’unica che ha davvero funzionato per me, nonostante ne abbia provate diverse.

E’ una variazione della famosa regola del Pomodoro.

La conosci? Le tecnica del Pomodoro e’ stata concepita da Francesco Cirillo, alla fine degli anni 80 (a quel tempo uno studente) e deve il suo nome al timer utilizzato per tracciare intervalli di tempo.

L’idea che sta dietro questa tecnica sostiene che dividendo il lavoro totale che vogliamo portare a termine entro la fine della giornata in piccoli intervalli (i “pomodori”) di 25 minuti e prendendoci 5 minuti di pausa al termine di ogni intervallo, riuscire a portare a termine più attività’ rispetto a lavorare in maniera continuativa senza pause. 

Perche’?

Per lo stesso motivo spiegato nell’esempio della corsa: saremo troppo stanchi e troppo poco concentrati per portare a termine le attività’ in maniera focalizzata e, avendo meno energie, impiegheremo più’ tempo per lavorarci. Sostanzialmente, lavorando in piccoli intervalli regolari con il massimo focus e senza distrazioni, completeremo più task in meno tempo (perché’ come sappiamo bene, il tempo tende ad espandersi sempre..). 

A mio avviso questa tecnica a livello logico funziona ma non e’ facile da implementare a livello pratico nella maggior parte dei casi, in quanto molti task richiedono focus per un periodo prolungato di tempo se vogliamo portarli a termine come si deve.

Dunque io ho sperimentato con due variazioni della tecnica del Pomodoro, che ho trovato molto soddisfacenti in termini di performance:

• Lavorare in blocchi di 50 minuti, con 10 minuti di pausa
• Lavorare in blocchi da 1 ora e 45 minuti, con 25 minuti di pausa

Questi mi hanno consentito da una parte di poter lavorare di attività’ più strategiche che richiedono più tempo per essere elaborate e dall’altra di sostenere i ritmi propri di realtà’ aziendali frenetiche come società di consulenza o grandi società multinazionali.

Ti consiglio di sperimentare quale sia il TUO metodo preferito, in base alle tue esigenze e farmi sapere nei commenti.

☀️ Gestione del tempo: Il Pomeriggio (12:00 – 19:00)

7) Il pranzo

Siamo arrivati all’ora di pranzo – finalmente!

Se hai rispettato tutti i punti menzionati sopra, ti sentirai già parecchio stanco/a ed avrai bisogno di ricaricare le energie. 

Il pranzo e’ un momento fondamentale della giornata in quanto ci consente allo stesso tempo di prenderci una pausa, mangiare qualcosa e ricaricare le energie. 

Ognuno mangia cose differenti e ha necessità specifiche legate alla dieta, quindi vorrei condividere con te alcuni principi di base sulle cose da evitare se vuoi continuare ad essere produttivo durante il giorno.

Spesso mangiamo le cose sbagliate e ci sentiamo appesantiti o confusi durante il pomeriggio.

Ti e’ mai capitato di avere il classico “abbiocco” pomeridiano? Un colpo di sono durante un meeting? La stanchezza post pranzo che ti fa venire voglia di sdraiarti su un divano?

Ecco, la buona notizia è che ci sono dei modi per evitare queste sensazioni, ed hanno a che fare con l’alimentazione. 

Il motivo per cui spesso ci sentiamo cosi e’ dovuto al fatto che:

• mangiamo i macronutrienti sbagliati 
• beviamo le bevande sbagliate
• mangiamo velocemente
• ci riempiamo la pancia di carboidrati semplici (come lo zucchero nel caffè) e complessi (pane, pasta, pizza, etc.)

Per evitare questi problemi, se prendiamo alcuni accorgimenti legati alle proprietà dei cibi che ingeriamo, possiamo  vivere un pomeriggio decisamente migliore e “leggero”.

Vuoi un pomeriggio produttivo? 

Allora segui queste raccomandazioni:

• Limita al minimo i carboidrati, in quanto mangiare carboidrati genere un picco insulinico nel sangue a cui segue successivamente una caduta. Questo risulta in un aumento delle energie immediato e una ricaduta energetica poco dopo. Dunque:
  • Rimuovi lo zucchero completamente
  • Rimuovi la pizza a pranzo
  • Evita i panini con pane bianco (farina bianca)
  • Eliminare o quantomeno limita la quantità’ di pasta e riso. 
• Prediligi alimenti proteici (per esempio spinaci, carne se non sei vegetariano, uova, lenticchie) e grassi buoni (salmone, tuorlo d’uovo, noci, olio extravergine, etc)
• Bevi acqua e rimuovi le bevande gassate e zuccherine (Coca Cola, Sprite, Fanta, etc)
• Goditi la pausa e utilizza questo momento per socializzare o rilassarti facendo qualcosa che ti piace (leggere, camminare, andare al parco)
• Non mangiare davanti allo schermo, ma spegni il cervello per almeno 30 minuti

8) Come sfruttare il pomeriggio lavorativo al meglio

Il pomeriggio e’ il momento migliore della giornata per fare tutto ciò che di solito tendiamo a fare di mattina, procrastinando le attività che davvero hanno un impatto sul nostro futuro. 

Il risultato? 

Beh, arriviamo a pranzo senza averle concluse perché persi nel telefono, nella email, in telefonate, chiacchiere e riunioni.

Ma adesso, se hai rispettato i punti che ti ho appena spiegato, non avrai di certo questo problema, anzi. 

Ti sentirai soddisfatto per quante cose hai fatto la mattina, e sarai pronto a dedicare un po’ di tempo a quelli che in inglese vengono definiti “shallow tasks”, ovvero attivita’ di poco conto, a basso impatto.

Avendo gia’ consumato buona parte delle tue energie, il pomeriggio può essere speso a fare una serie di cose che portano via del tempo ma richiedono meno concentrazione ed energia. 

Ecco la mia lista personale:

• Rispondere alle email che richiedono una spiegazione più approfondita. Idealmente le email, quando necessitano di una breve risposta, possono essere azionate immediatamente (e rapidamente) prima di iniziare a lavorare al mattino o subito prima di pranzo. Questa attività’ non ci dovrebbe portare via più’ di 15 minuti. Tutte le altre comunicazioni che richiedono più tempo, le possiamo azionare nel pomeriggio
• Fare chiamate o pianificare dei meeting, se siamo al lavoro. I meeting che non richiedono decisioni importanti e servono per chiarire e allinearsi sulla direzione da prendere rispetto ad un certo progetto, possono avvenire qui. Quelli strategici dove si elaborano le decisioni ad alto impatto dovrebbero invece essere parte della nostra mattinata
• Rispondere alle chat. Se lavori in un’azienda sai benissimo quanto tempo richieda rispondere alle chat interne, tra colleghi dell’ufficio. Siano messaggi Slack, Skype, Hangout o Webex, tutti quanti hanno una cosa in comune: consumano il tuo tempo. Per questo, tendo ad essere molto più presente sulle chat nel pomeriggio, quando posso dedicare energia a rispondere a eventuali domande, dubbi, condividere informazioni o richiedere a mia volta supporto da altri colleghi. La regola generale che applico sempre e’ molto semplice: se una cosa e’ urgente, vale la pena chiedere di persona o usare il telefono. Richiede meno tempo e non ci fa perdere in ulteriori distrazioni. Questo può essere un buon momento per rispondere anche a qualche chat personale (senza esagerare e passarci mezz’ora), come Whatsapp o Messenger, e restare in contatto con amici e familiari.
• Parlare con i colleghi che necessitano il nostro input. Il pomeriggio e’ un ottimo momento per allinearsi a voce con colleghi riguardo all’esito di un meeting, i next steps di un progetto, o confrontarsi sui contenuti di un esame che si sta studiando. 
• Guardare o leggere risorse utili per il nostro lavoro, che qualche collega o amico ci ha mandato, in modo da approfondire e trovare spunti utili. Specialmente a fine pomeriggio, prendersi il tempo di approfondire argomenti toccati durante la giornata o risorse utili per portare a termine un progetto ci aiuta a vedere le cose da un punto di vista diverso e ci consente di generare nuove idee. A me piace molto approfondire a fine giornata quando la maggior parte dei miei colleghi ha lasciato l’ufficio – mi rilassa e mi da nuovi spunti per il giorno dopo.

9) Chiudere VS aprire open loops

Siamo arrivati quasi al termine dei nostri punti. 

Voglio dare un paio di brevi dritte utili a chiudere la giornata in modo extra produttivo.

Sa farai questo, ti differenzerai dal 90% dei colleghi e studenti che consosci.

Il concetto di open loop si riferisce al fatto che, quando il nostro cervello si pone una domanda ma non trova una risposta, anche se decidiamo di smettere di interrogarci attivamente su quel tema, continua a lavorare in background attivamente per chiudere il “loop”, per risolvere il problema. Tutto ciò causa uno stress sottile, che non percepiamo direttamente, ma ci porta a tornare in maniera ricorrente con la testa a quella domanda.

Ti e’ mai capitato di pensare ad un evento capitato anni fa con un tuo amico, ma non riesci a ricordare dove? Magari ci pensi per qualche minuto e non ti ricordi. Poi, magicamente, ti torna in mente mentre sei sotto la doccia qualche ora dopo.

Capita spesso, non e’ vero?

A me capita praticamente ogni giorno. 

Ecco, questo e’ un open loop. Il nostro compito, a fine giornata, e’ di chiuderne il più possibile, per minimizzare lo stress che ci porteremo dietro per il resto della giornata e la mattina successiva. 

Ti consiglio di prendere spunto da quello che faccio ogni giorno prima di lasciare l’ufficio:

• A fine giornata, pianifica le attività che ti poni come obiettivo di completare il giorno dopo. Ordinato per priorità’ e fai un breve scan della lista. Identifica le 3 attività’ più’ importanti e aggiusta l’ordine. Io utilizzo un project management tool per fare questo, Asana, ma basta un foglio di carta ed una penna. Questo vale sia che tu stia studiando, sia che tu stia lavorando. Pianifica il tuo domani e avrai una vita molto più semplice
• Punta al cosiddetto “inbox zero”, un obiettivo molto ambizioso, soprattutto se sei molto impegnato. Io ci riesco quasi sempre, ma non perché’ eseguo tutte le email che ricevo. Il trucco e’ sempre avere un buon sistema di filtri e prioritizzazione della tua inbox. Anche se hai 100 messaggi ricevuti, non vuol dire che tu debba per forza attivamente fare qualcosa per ognuno di essi. Leggi brevemente il contenuto e decidi se archiviare o se c’è un‘azione richiesta. Se si, segnala come attività’ tra i tuoi To do. Se no, archivia o rispondi in meno di 5 righe. Parlerò’ in un altro articolo della tecnica da seguire e di come fare il setup della tua email in modo strutturato
• Apri gli open loop (giusti). Si esatto, hai capito bene. Ti sto consigliando di aprire degli open loop, dopo averne parlato male. Come ogni regola esistono delle eccezioni ed in questo caso l’eccezione si chiama “open loop creativo”. Gli unici open loop che vale la pena tenere aperti sono quelli creativi. Se stai lavorando ad una presentazione creativa, ad un nuovo copy per un articolo/libro o a un concept creativo per una campagna pubblicitaria, questo potrebbe esserti davvero utile. L’idea e’ quella di continuare a lavorare fino al momento di picco massimo creativo e di fermarsi poco prima di avere esaurito tutte le idee. In altre parole, butta giù’ le idee che hai ma non esaurirle tutte prima di completare la giornata. Utilizza gli open loop a tuo favore. Tieni una porzione della tua ispirazione per il giorno dopo. Non elaborare l’ultima idea. Scrivila e conservala per il giorno dopo, come punto da cui partire. In questo modo il tuo cervello continuerà’ ad elaborare nuove fonti di ispirazione in background e farà evolvere quell’idea (adesso ancora confusa) in qualcosa di più strutturato. Questo ti consentirà’ il giorno dopo di partire immediatamente a lavorarci sopra, senza alcun blocco creativo (vale a dire ore spese a trovare ispirazione). Da idea nasce idea. Nel frattempo, fai buon uso del tuo tempo. 

🌘 Gestione del tempo: La Sera (19:00 – 23:00)

10) Il riposo 

Siamo arrivati a sera.

E’ stata una lunga giornata e ci meritiamo il riposo.

Se davvero abbiamo dato il massimo in termini di produttività, ci sentiremo davvero stanchi, e le energie saranno piuttosto basse. 

Abbiamo bisogno di ricaricare le pile. 

Senza dubbio, questa fase e’ per me la più difficile in quanto faccio davvero fatica a fermarmi e spegnere la testa.

Se sei come me, sai a cosa mi riferisco.

Leggere quell’ultima cosa, guardare quell’ultimo video, controllare quel link.

E intanto, la testa non si spegne.

Tuttavia, ci sono delle “best practices” da seguire che mi sento di consigliarti. 

Per quanto mi riguarda, avere questa lista mi ha aiutato soprattutto ad essere consapevole di cosa dovrebbe essere fatto e di cosa non sto facendo. 

Come si dice, la consapevolezza e’ il primo passo verso l’efficienza.

Ricaricare le batterie ogni giorno e’ tanto importante quanto utilizzarle. Se non ricarichiamo le energie, la nostra produttività giornaliera lentamente diminuirà, giorno dopo giorno. 

Chris Bailey, famosissimo autore in tema di produttività’, ha scritto che per ogni ora di sonno che perdiamo (dalle 7 ore di sonno, considerate lo standard), ne perderemo 2 in termini di produttività’ il giorno dopo.. 

In altre parole, se non ci riposiamo adeguatamente, ci metteremo il doppio del tempo a portare a termine i nostri obiettivi giornalieri

Ti lascio qui alcuni spunti, ovvero quelli che cerco di rispettare ogni sera prima di andare a letto:

• Non mangiare troppo tardi. Punta a terminare l’ultimo pasto della giornata al massimo tra le 8 e le 9. Questo ti darà il tempo di digerire prima di andare a letto
• Dedicati a qualcosa di ricreativo durante la serata o dedica il tuo tempo alle relazioni
• Metti una sveglia prima di andare a letto. Aiutati a ricordare quando dovresti preparati per andare a dormire
• Rilassati prima di andare a letto, medita o leggi un libro. Spegni il cervello e preparalo al riposo. Segui il cosiddetto processo di “wind-down” (trovi moltissime guide su youtube se le cerchi)
• Rispetta 4 semplici regole quando vai a letto
  • assicurati che la stanza sia completamente buia quando dormi
  • non guardare gli schermi del tuo computer o telefonino almeno un’ora prima di andare a letto, in quanto inibiscono la creazione di melatonina e ti tengono sveglio piu a lungo
  • controlla la temperatura della stanza e assicurati che sia fresca (circa 21°)
  • dormi adeguatamente, tra le 7 e le 8 ore. Dormire di meno ti accorcia la vita. Sul serio.

Conclusioni

Bene, siamo arrivati alla fine della giornata. 

E’ decisamente tempo di chiudere gli occhi e dedicarci a qualcos’altro.

In questo articolo, abbiamo visto i migliori modi per migliorare i risultati prodotti consumando il nostro tempo.

Seguendo, avrai la possibilità di rientrare in possesso del tuo tempo e delle tue priorità, smettendo di comportarti solo in maniera reattiva (reazione ad un’azione altrui comportamento/richiesta) e cominciando a pianificare la tua giornate in modo più consapevole.

Le 10 regole della produttività appena illustrate non sono altro che uno strumento per ottenere una maggiore qualità degli outputs della nostra giornata.

Sono il miglior modo per cominciare a fare più cose giuste, pianificate e in linea con i tuoi obiettivi. Sono un modo per smettere di reagire in maniera automatica a stimoli reattivi. 

E’ tempo di tornare in controllo del tuo tempo. Come lo stai impiegando?

Spero che questo articolo ti sia stato utile, lascia un commento qui sotto e fammi sapere quali di questi aspetti sei riuscito ad integrare nella tua vita di ogni giorno e che risultati hai ottenuto!