7 strategie per essere più produttivi: il metodo della piramide

Introduzione

Qual è il metodo più efficace che ci consente di essere più produttivi (che brutta parola!) e quindi migliorare le nostre giornate per renderle il più efficaci e soddisfacenti possibile?

Ovviamente facendo del nostro meglio, senza impazzire e caricarci di stress inutile.

Possiamo farlo, con la  Piramide della produttività.

Prima di cominciare, faccio una premessa: le persone in generale cercano sempre le scorciatoie.

Cercano dei modi facili, dei trucchi, dei tool per ottenere dei risultati fantastici, sconvolgenti.

La realtà è che invece i risultati migliori derivano sempre dalle basi, ovvero dal fare molto bene pochissime cose.
Le basi, infatti, vengono sempre date per scontate, sembrano troppo semplici e la conseguenza è che le persone le fanno sempre male, cercando invece di ottimizzare i loro risultati utilizzando dei trucchi o delle scorciatoie che però non portano al risultato sperato.

In questo articolo, invece, voglio parlare della piramide della produttività, ovvero l’insieme di tutte le attività “di base” che dobbiamo padroneggiare per diventare più produttivi e migliorare i nostri risultati giornalieri.

Se è la prima volta che passi di qua io mi chiamo Simone, all’interno di questo blog parlo proprio di strategie di produttività, gestione del tempo e modelli mentali.

Se sei appassionato, appassionata di questi argomenti e ti interessano questi temi, ti invito a dare un’occhiata al mio canale YouTube .

 

1. Partire dalle basi: la piramide della produttività

 

Parto con il raccontarti da dove mi è venuta l’idea per questo blog post: ovvero dai contenuti di un imprenditore australiano, che parla molto spesso dell’importanza del focus, del rapporto tra input e output e di miglioramento dei risultati in generale.

Infatti lui mi ha fatto riflettere proprio sull’importanza di padroneggiare le basi della piramide della produttività se vogliamo ottimizzare gli output, (quindi i risultati che otteniamo) e minimizzare invece gli input (ovvero gli sforzi richiesti).

Ora, l’errore che viene fatto più spesso secondo me riguarda il concetto di quantità di lavoro.

Spesso una quantità infinita di ore al lavoro viene associata con una migliore qualità dell’output.

In realtà non è assolutamente così, anzi, spesso il lavorare di meno, ma in maniera più concentrata, ci consente di ottenere risultati migliori, dal punto di vista qualitativo, rispetto alla quantità di ore.
Ed è per questo che mi trovo spesso in disaccordo con l’approccio che molte società di consulenza o corporate hanno all’utilizzo, anzi quasi allo sfruttamento, della propria forza lavoro.
In queste realtà molto spesso si tende a lavorare molte più ore per ottenere (solo verosimilmente) più risultati o comunque per aumentare la percezione del cliente di turno rispetto alla qualità e la quantità del proprio lavoro.

Ma perché questo ragionamento non funziona?

Perché all’aumentare delle ore lavorate molto spesso diminuisce proporzionalmente la qualità del lavoro che facciamo.

In questo post, voglio toccare proprio questi argomenti e questi elementi, concentrandomi su quelli che sono, secondo me, i “sette strati fondamentali” di questa piramide , ovvero gli strumenti che possiamo utilizzare per migliorare in maniera significativa la nostra produttività.

Il che significa migliorare la gestione del nostro tempo e delle nostre energie per incrementare il nostro focus e la nostra chiarezza mentale, il che significa migliorare anche i nostri risultati e raggiungere gli obiettivi che ci siamo dati con maggiore facilità.

Proprio così, perché la produttività ha molto più a che fare con la gestione delle energie piuttosto che con la gestione del proprio tempo.
Ed è questo un altro degli errori comuni, secondo me, che viene applicato nella maggioranza dei casi.

Tendiamo a considerare il tempo necessario a raggiungere un obiettivo piuttosto che considerare invece la quantità di energia necessaria.
Riuscendo a gestire meglio i nostri livelli di energia, possiamo anche diminuire la quantità di tempo necessario ottenere lo stesso risultato.

Cerco di spiegarmi meglio.

Possiamo immaginare questa piramide della produttività come una piramide rovesciata, costituita da sette strati diversi, dove la base sta in cima ed è la più larga e più importante. In sostanza è lo strato che mantiene l’equilibrio della piramide stessa.

I 7 pilastri sono: sonno, dieta, esercizio, ambiente, distrazioni, focus e tools.

Andiamo a vederli uno ad uno!

 

Strato 1 – Dormire ti rende più produttivo?

Lo strato più importante, perché se manca questo, la piramide crolla su se stessa è il sonno.

Sembra controintuitivo, ma dormire di più aumenta il livello di energie.
E, se ricordiamo quello che ci siamo detti prima, avendo più energie, avremmo bisogno di meno tempo per raggiungere gli obiettivi che ci siamo dati o per migliorare il nostro output.

Qual è il problema?
Che le persone tendono a dormire di meno per fare di più!

In realtà, molto spesso i risultati ci contraddicono: ovvero se dormiamo di più, riusciamo a fare di più.

Io sono la prima vittima di questo paradosso perché molto spesso ho accorciato le mie notti e il mio sonno pensando di riuscire a chiudere più attività durante la giornata e spesso anche lavorando fino a tarda sera.

Parla di questo argomento anche a Matthew Walker nel suo libro “Why we sleep?” (tradotto letteralmente: “Perché dormiamo?”), che ti consiglio di leggere è davvero super interessante.

Al riguardo ho anche fatto un post su Instagram, che ti consiglio se vuoi scoprire i benefici del sonno sull’apprendimento.

Una delle cose più importanti che ho imparato leggendo questo libro, riguarda la quantità di sonno di qualità minimo che dovremmo mantenere ogni singola notte, che non dovrebbe essere mai inferiore alle 7 ore di sonno effettivo.

Perché parlo di “sonno di qualità” o “sonno effettivo”?

Perché c’è una grande differenza tra le ore passate in letto e le ore che passiamo a dormire.
In realtà dovremmo ambire a dormire almeno 7 ore al giorno e non a stare nel letto 7 ore.
Molto spesso, infatti, tendiamo a confondere le due cose.

Quindi: se vuoi cambiare drasticamente il tuo stile di vita in meglio, cerca di ottimizzare il sonno.

 

Strato 2 – Senza la giusta alimentazione, la tua produttività rischia di crollare.

Eccoci giunti al secondo strato: la dieta!

Per moltissimo tempo la mia dieta è sempre stata basata su carboidrati, pasta, pane e quant’altro.
Da quando ho cambiato l’approccio agli alimenti, a ciò che mangio, anche il livello di energia e chiarezza mentale è cambiato drasticamente in meglio.

La singola cosa da cui possiamo trarre più beneficio è la diminuzione dell’assunzione di zuccheri, e di carboidrati complessi in generale.
Dunque, se c’è una cosa che puoi fare per cambiare il tuo stile di vita e per aumentare il tuo livello di energie è sicuramente eliminare quanto più possibile tutti gli alimenti a base di zuccheri raffinati.

Infatti, questi alimenti non fanno altro che aumentare i nostri livelli di insulina e quindi anche causare quei classici “crash” che subiamo soprattutto dopo pranzo.
Avere una dieta sana aiuta ad incrementare i nostri livelli di energia e soprattutto a stabilizzarli , evitando questi picchi.

Una cosa che mi aiuta a ottimizzare un sacco la dieta e a migliorare la qualità di ciò che mangio, nel mio caso è non soltanto cucinare la cena, ma anche cucinare pasti aggiuntivi.
Infatti cucinare il pranzo dei giorni della settimana tutti insieme, mi consente di risparmiare tempo e soprattutto energia decisionale.

 

Strato 3 – Mens sana in corpore sano: l’esercizio fisico

Passiamo al terzo pilastro, quello dedicato all’esercizio fisico.

Al riguardo la questione è abbastanza semplice, dato che è stato provato scientificamente, da numerosissime ricerche, che fare esercizio fisico ha degli effetti positivi e dei benefici non soltanto sul nostro stato di salute, che ovviamente è fondamentale, ma anche sulle nostre capacità cognitive.

Infatti, fare esercizio a corpo libero, o anche allenare la propria capacità di respirazione aumenta le nostre capacità cognitive, nel senso che sviluppa dei nuovi percorsi neuronali per cui il nostro tessuto cerebrale si rafforza e si sviluppa.
Acquisiamo quindi molta più chiarezza mentale e riusciamo ad essere molto più presenti, focalizzati e concentrati su quello che facciamo durante il giorno.

Oltre a ciò, fare esercizio fisico aiuta a combattere la pigrizia ed essere più sicuri di se stessi.

A me piace iniziare la giornata con dell’esercizio fisico, quindi prima di iniziare a lavorare, proprio perché mi dà più energie e mi aiuta a pensare positivo.

In base alle tue preferenze, il tuo stile di vita e i tuoi impegni, ti consiglio di considerare l’allenamento mattutino perché ha davvero un sacco di benefici, sia a livello fisico che mentale.

 

Strato 4 – Come l’ambiente influisce sulla tua produttività

Altro aspetto fondamentale è quello dell’ambiente.

Ottimizzare ciò che ci sta intorno è fondamentale perché ad un ambiente più pulito e più organizzato, corrisponde anche maggiore chiarezza mentale.
Ed una maggiore chiarezza mentale ti aiuta ad incrementare la concentrazione e, più in generale, la tua produttività.

So che sembra assurdo, ma prova a mettere in ordine una stanza che è disordinata, dove i vestiti sono dappertutto.
O prova a rimettere in ordine il tuo tavolo rimuovendo libri, carte o cose che non utilizzi.

A livello visivo e mentale ne otterrai dei benefici immediati, perché tutto ti sembrerà più leggero, più in ordine.
Oltre a ciò avrai dimostrato a te stesso che sei in grado di combattere la pigrizia e che sei in grado di raggiungere gli obiettivi (seppur minimi) che ti dai.
E chiaramente questo di porterà ad essere più sicuro di te stesso.

Inoltre, per i più disorganizzati, ricordo che non devi essere per forza un maniaco dell’organizzazione per farlo, ma è di sicuro molto utile.

Prova a fare ordine nella tua stanza e vedi se questa attività è utile anche per te.

Ecco altri 3 accorgimenti che sfrutto per ottimizzare l’ambiente intorno a me :

1. Utilizzare dei diffusori con oli essenziali che profumano l’ambiente circostante.
2. Lavorare in un ambiente con accesso alla luce, quindi con finestre quanto più grandi possibili. La luce solare infatti ha un impatto molto positivo sul livello delle nostre energie.
3. Circondarmi di piante che hanno numerosi effetti benefici. Quello che è più importante per me è l’effetto visivo che rende l’ambiente molto più accogliente.

Strato 5 – Il tuo nemico più grande: le distrazioni

Altro strato è quello delle distrazioni.
Ne ho già parlato in tantissimi video e in generale è una delle tematiche che tratto di più.

Se vogliamo essere più produttivi, le distrazioni sono probabilmente quell’elemento che dobbiamo ottimizzare immediatamente per gestire meglio il nostro tempo e le nostre energie.
Se impieghiamo infatti le nostre energie sulle cose sbagliate, l’effetto sarà quello di procrastinare.

Procrastinare vuol dire continuare a fare le cose sbagliate e non iniziare mai a fare le cose giuste.
Quindi se non cambi stile di vita, partendo dall’eliminare le distrazioni, non riuscirai mai a combattere la pigrizia che ti impedisce di raggiungere gli obiettivi che ti sei dato.

Ti rimando quindi a questo video in cui ti spiego 7 tecniche concrete per evitare di distrarti per capire come rimuovere le distrazioni ed i consigli e le attività che secondo me sono più efficaci.

 

Strato 6 – Migliora la tua concentrazione con queste 2 tecniche

E l’ultimo strato è quello del focus.

Il focus o concentrazione non è altro che la conseguenza della rimozione delle distrazioni.

Il focus è fondamentale perché più siamo concentrati sulla cosa che stiamo facendo, meno tempo dovremo impiegare per portarla a termine.
E di conseguenza saremo più sicuri di noi stessi per i risultati che avremo raggiunto lavorando concentrati.
Sembra di nuovo banale e semplice, ma non lo è affatto, anzi è un punto fondamentale per diventare più produttivi.

Lavorare in maniera focalizzata è molto più complesso che cedere alle distrazioni.

Sono sicuro, te ne sarei accorto accorta quando devi lavorare o cominciare a lavorare il lunedì mattina, per esempio.
Per aumentare il focus ci sono due tecniche che, almeno su di me, hanno un effetto estremamente positivo.
Se ti interessa approfondire il tema della concentrazione e come evitare le distrazioni, ti consiglio questo articolo in cui ti spiego come diventare un “campione di lavoro focalizzato”.

1) La prima tecnica ha a che fare con la legge di Parkinson,
Questa legge sostanzialmente dice che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile.
Quindi se riusciamo a restringere il tempo dedicato al lavoro, tenderemo a fare molte più cose in un lasso di tempo più corto.
So che sembra controintuitivo, ma ti assicuro che funziona bene, o almeno funziona benissimo per me.

Nel momento in cui mi do 3 ore per completare un’attività, utilizzerò tutte le 3 ore. Quando invece cerco di restringere il tempo disponibile perché ho magari un altro impegno o voglio fare dell’altro e da 3 ore mi do soltanto 1 ora.
Nella maggior parte dei casi riesco a fare tutte le cose che mi sono prefissato, se non di più.

2) La seconda tecnica è una qualche variante della tecnica del pomodoro.
Se non sai che cos’è, consiste sostanzialmente nel lavorare un periodo di tempo di 25 minuti e darti poi 5 minuti di pausa e poi continuare il ciclo per almeno tre volte e alla terza pausa ti dai 15/17 minuti di tempo per appunto rilassarti e recuperare.

A mio avviso le “finestre di tempo” di 25 minuti non sono le più efficaci, nel senso che riesci a chiudere pochissime cose, soprattutto se stai lavorando su un qualcosa di impegnativo, che richiede un sacco di energia mentale.
Per esempio, io preferisco lavorare in cicli da 45 / 50 minuti e darmi poi 10 minuti di pausa o addirittura lavorare per 1 ora e mezza e poi darmi qualche minuto in più di pausa.
Questo perché so che in un lasso di tempo di questo tipo riesco a portare a termine l’80% delle categorie di attività che devo fare durante la mia giornata lavorativa.

Ricorda che ognuno ha un metodo che funziona meglio in base alle proprie condizioni personali, quindi ti invito a fare un test e vedere cosa funziona meglio per te.

Bene, ora che hai appreso queste 2 tecniche, passiamo ai tools e le strategie per incrementare la produttività.

 

Strato 7 – Tools e tattiche per essere più produttivi

E l’ultimo strato, o meglio la “punta” della nostra piramide rovesciata, è quello dedicato ai tools (ovvero strumenti).

Si tratta dei trucchi e delle tattiche che quasi tutte le persone cercano di padroneggiare come prima cosa, per trovare delle scorciatoie ai risultati.
Non sono un grande fan dei tools quando vengono utilizzati prima di applicare le basi, ma in realtà la verità è che molti di questi strumenti ci possono essere davvero utili.

Infatti in questo articolo voglio accennare alcuni strumenti fondamentali che secondo me ti possono aiutare a risparmiare un sacco di tempo mentre lavori.

1) Il primo è accelerare la velocità del tuo mouse.
Quando lavori sul tuo computer, infatti, hai la possibilità di settare la velocità con cui l’icona del mouse si sposta sullo schermo.
Quindi, banalmente, aumentandola, riuscirai a risparmiare un sacco di tempo quando vuoi aprire delle cartelle o documenti sul tuo desktop o laptop.

2) Il secondo elemento, quello con cui io personalmente ho più difficoltà, è quello di aumentare la velocità con cui digiti le parole, digiti i tasti, la cosiddetta “typing speed” in inglese.
Ci sono milioni di video che parlano dei trucchetti e tecniche per aumentare la tua velocità di typing e questo ha innumerevoli vantaggi.
Ci consente di scrivere e-mail e messaggi in maniera più rapida e in generale di spendere molto meno tempo al computer e più tempo invece a pensare.

3) Altro punto quello degli “shortcuts”, ovvero combinazione di tasti che ci consentono di velocizzare il nostro lavoro al computer.
Sicuramente utilizzerai già alcuni shortcut per copiare incollare informazioni all’interno di documenti o chiudere o aprire nuove finestre del browser, oppure mandare messaggi in velocità se utilizzi applicazioni di messaggistica come Slack, oppure prendere note al volo se utilizzi Evernote o Notion. Oppure ancora aggiungere delle attività dei task al volo su applicazioni come Todoist, eccetera.
In questo articolo non voglio elencare la lista di tutti gli shortcuts possibili, ma se vuoi dare un’occhiata ecco una lista di shortcuts molto interessanti che ti aiuteranno a minimizzare il tempo speso nel passaggio da un’applicazione all’altra.

4) Altro punto è pianificare tutte le attività che dobbiamo fare all’interno del nostro calendario.
Ho già parlato del “goal setting” in altri video. In particolare, è fondamentale fare una lista al termine di ogni giornata, di tutte le attività che vogliamo portare a termine il giorno seguente.
Se vogliamo essere più produttivi dobbiamo già sapere quali sono le attività che dobbiamo svolgere prima ancora di iniziarle. Idealmente vogliamo fare una pianificazione, almeno su base settimanale, se non mensile, in modo tale da avere ben chiaro quali sono gli obiettivi che vogliamo portare a termine ogni singolo giorno ed ogni singola settimana.

5) Poi ti consiglio utilizzare un app come Clockwise (o altre 1000 alternative che esistono sul mercato), che ti consente di spostare automaticamente i meeting e le riunioni all’interno del tuo calendario “in sync”.
Quindi, con tool del genere, sarai sincronizzato con i calendari dei tuoi colleghi o collaboratori in maniera del tutto automatica.
Questo tool, in maniera totalmente indipendente, di consente di individuare degli “slot” (dei blocchi di tempo) che sono comuni a tutti quanti e andrà ad individuare, senza che tu debba fare nulla, qual è il momento migliore per incontrarsi per tutti quanti.
Insomma, questo accorgimento dovrebbe consentirti di avere dei blocchi di tempo abbastanza lunghi per portare a termine delle attività e dei progetti che richiedono più focus e più concentrazione, senza interromperti troppo spesso con riunioni di vario genere.

6) E poi, ovviamente degli strumenti di “to do list”, dei tool imprescindibili che ti consentono di fare una lista delle attività e dei task da portare a termine ogni giorno. Io ho utilizzato in passato principalmente due tool.

a) Il primo è Todoist, un tool completamente gratuito che ti consente di etichettare tutte le attività in base alle categorie di progetto su cui sta lavorando.
Inoltre, puoi anche suddividerlo in progetti differenti, quelli personali e quelli professionali, ed è molto semplice da utilizzare.
Se vuoi scoprire qualche trucchetto per usare al meglio questo tool, ti consiglio questo post.

b) L’altro invece è Things, che è un’app che è esclusiva per gli utenti iOS.
Il vantaggio principale, secondo me, di questo strumento consiste nel fatto che degli shortcuts immediati che ti consentono, con una combinazione di tasti, di aggiungere delle “attività al volo” mentre stai facendo altre cose.
Supponiamo che tu sia in un meeting, in una riunione con altre persone o con dei clienti, se ti vuoi annotare delle azioni da portare a termine in futuro, nelle ore seguenti al meeting, potrai semplicemente scriverti una nota e aggiungerla alla tua to do list in pochi secondi.

7) Infine abbiamo un altro procedimento, ovvero fare il cosiddetto task batching, che consiste nell’accumulare, aggregare e categorizzare, tutte insieme, attività che fanno parte dello stesso progetto.
Il grande vantaggio di fare questa attività è che ti consentirà di portarle a termine in maniera molto più rapida, senza perdere tempo a fare “switch” continui, quindi a passare da un’attività all’altra, da un contesto all’altro.
Quindi questa attività ti consente di evitare di perdere molta energia mentale e molto tempo nel cercare di ricordare cosa devi portare a termine per ogni singola attività.

Prova a fare un esperimento e guarda le differenze che noterai.
Ad esempio, prova a lavorare per 15 minuti soltanto su un certo progetto (che chiamiamo “A) e poi lavorare per 30 minuti su un altro progetto (che chiamiamo “B”) e poi torna a lavorare altri 15 minuti sul progetto iniziale (”A). In tutto lavorerai per 1 ora di tempo.
Prova adesso invece a lavorare di seguito per 30 minuti sul progetto “A”, per poi lavorare altri 30 minuti sul progetto “B”.
Molto probabilmente, quello che noterai è che il cambiamento di contesto dal progetto “A” a “B” prima e da “B” ad “A” poi, ti farà perdere un sacco di tempo, cosa che non avverrà invece nel secondo caso.

 

Conclusioni

Bene, siamo arrivati al termine di questo articolo.
Fammi sapere che ne pensi di questi strategie e di questi strumenti.
Quali sono quelle che tu utilizzi nella tua quotidianità e quali sono invece i tuoi consigli per migliorare la tua produttività personale.

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Bene , abbiamo finito! Ci sentiamo al prossimo blog post e ti auguro di essere più efficace!