Come lavorare da remoto: la GUIDA COMPLETA

Imparare come lavorare da remoto non è semplice.

Richiede tempo, pratica, disciplina e soprattutto organizzazione. 

Mai come ad oggi, abbiamo bisogno di cambiare il nostro paradigma mentale riguardo al lavoro. 

Alcune ricerche hanno recentemente misurato il livello di produttività e di felicità di coloro che lavorano da remoto, e i risultati sono a dir poco sbalorditivi. 

In una prima prima ricerca, il 77% dei rispondenti ha confermato di aver riscontrato una maggiore produttività lavorando da remoto piuttosto che in un ufficio fisico. In una seconda ricerca, l’82% dei rispondenti ha sostenuto di essere più felice nel lavorare da remoto.

Facciamo subito una premessa: lavorare da casa e lavorare da remoto sono due cose differenti, e in questo articolo, il team di Trello lo spiega molto bene.

Lavorare da casa significa consentire al lavoratore che normalmente lavora in un ufficio di avere la possibilità di lavorare da casa per alcuni giorni al mese/alla settimana o, in occasioni di crisi (come quella sanitaria del COVID-19), per periodi più prolungati di tempo. Per fare cio, è necessaria un’organizzazione aziendale che consenta sia al lavoratore, sia agli altri colleghi, di avere accesso gli uni agli altri tramite appositi software e processi di cui parleremo tra poco. 

Lavorare da remoto non rappresenta solo il sogno del “digital nomad”, ma e’ soprattutto una soluzione flessibile garantita ad alcuni lavoratori che per ragioni personali (se ci trasferiamo in un’altra città) o professionali (siamo dei freelancer o consulenti che lavorano da qualche altra parte nel mondo) dovranno lavorare da un luogo fisico diverso da quello della sede dell’azienda. 

E, come ben sappiamo, il futuro sta andando esattamente in questa direzione.

Troppo spesso il lavoro viene associato al luogo fisico dell’ufficio, ad un luogo pieno di pressioni, persone, riunioni e tanto cortisolo. Una ricerca del 2018 di Gallup, fatta su un campione di 7500 impiegati negli Stati Uniti, ha dimostrato come circa il 23% di questi abbia avuto esperienza di almeno una condizione di esaurimento da lavoro.

1. In realtà, per fare pace con la nostra sofferenza interna rispetto al tempo che passiamo a lavorare, e’ utile cominciare a considerare il lavoro da due punti di vista differenti:
2. Quello che facciamo per lavoro dovrebbe essere quantomeno in sintonia con le nostre passioni e con l’impatto che vogliamo avere sul mondo. Se manca questo elemento, abbiamo un problema di partenza. La domanda da farci e’ sempre la stessa: qual è il mio contributo al mondo esterno? Qual è la mia missione? Due semplici domande che possono letteralmente aprire un vaso di Pandora di consapevolezza rispetto alla nostra situazione.

Il lavoro non e’ una serie di azioni fatte in un luogo preciso, sempre con le stesse persone, ma piuttosto un insieme di output che ci consentono di raggiungere un risultato

In altre parole, dovremmo considerare il lavoro come il contenuto (il nostro contributo) piuttosto che come il contenitore (luogo fisico).

Fatte queste premesse, forse ora ti sentirai piu attratto dall’idea di lavorare da remoto.

Chi lavora come freelance, consulente o imprenditore digitale, sa bene come massimizzare la produttività del lavoro da remoto e conosce perfettamente le metodologie per produrre migliori risultati. 

Il presente e il futuro prossimo, porteranno sempre più dipendenti a lavorare da casa. 

Meglio attrezzarsi in tempo.

Dopo aver unito la mia esperienza personale di consulente digitale con i migliori articoli letti negli ultimi anni dalle più autorevoli fonti, ho deciso di creare una guida alle migliori tecniche per rendere le nostre giornate lavorative da remoto efficaci ed efficienti.

In questo articolo, ti voglio mostrare i 10 modi attraverso i quali sono riuscito ad ottenere il massimo dal mio lavoro da remote worker. 

Prima di partire, però, lascia che ti chieda una cosa molto importante: 

“Che tipo di lavoratore sei?”

C’e’ una differenza abissale tra i cosiddetti “makers” e i “managers”.

Un “maker” e’ tendenzialmente uno specialista in un determinato ambito, la cui principale responsabilità’ e’ quella di “fare” qualcosa. Il frutto del lavoro di un maker e’ un risultato preciso, tangibile, frutto del lavoro del suo intelletto. 

Si può trattare sia di un’attività ripetitiva che segue un processo ben definito oppure dell’applicazione di abilità creative o tecniche specifiche.

Prendiamo il Digital marketing come esempio. Un maker del digital marketing sarà colui che sa come costruire e ottimizzare campagne pay per click, oppure estrarre e analizzare dati costruendo report e dashboards. O come utilizzare un CMS per costruire una Landing Page. Oppure ancora uno sviluppatore esperto di website development.  

Veniamo al “manager”. Un manager e’ una figura professionale che invece si occupa di gestire persone, fare da guida al proprio team, definire e ottimizzare processi, pensare all’organizzazione e alla pianificazione delle attività chiave per la propria azienda. Lo fa applicando principi manageriali ben definiti, avendo una visione precisa del futuro e definendo valori aziendali precisi.

Nel mezzo spesso stanno i freelancers e i consulenti. Questa figura ibrida ha fatto proprie sia le skills dei makers sia quelle dei managers, ed e’ dunque in grado di diventare imprenditore di se stesso. Ha una vision precisa, sa come organizzarsi ed e’ in grado di implementare le sue strategie. Magari si avvale di collaboratori esterni a cui delegare. Sa come ‘walk the talk’, come si dice in gergo, ovvero sa come fare in maniera efficace quello che propone.

Un manager tende a passare molto tempo in riunioni, al telefono o in video call. Si occupa di pianificare un progetto, definendone le milestones, le metriche che definiscono il successo e rimuovendo i colli di bottiglia. Gestisce persone e delega ad altri l’applicazione e l’implementazione concreta di un piano aziendale. 

Il primo step, dunque e’ capire quale sia il proprio profilo professionale. 

Dunque, sei un maker o un manager?

E’ importante averne consapevolezza, in modo da poter selezionare le attività, routine e opzioni di questa lista che meglio si addicono al nostro ruolo all’interno del team.

Ma veniamo al dunque.

Quali sono i consigli per rendere il tuo lavoro da remoto organizzato ed efficace? 

Partiamo subito.

💡 Top Tip: non hai tempo di leggere tutto l’articolo e vuoi dare un’occhiata solo ad alcune sezioni? Clicca sul paragrafo che ti interessa nella lista qua sotto

Fai esercizio

Lavorare da remoto richiede una concentrazione massima. Da una parte abbiamo meno distrazioni sociali (colleghi con cui parlare, pause caffè e chiacchierate), dall’altra abbiamo più distrazioni materiali, soprattutto se lavoriamo da casa (cibo, tv, divano..).

E’ quindi estremamente importante cominciare il lavoro con una menta fresca.

Dopo aver provato moltissime routines differenti negli ultimi anni, sono certo di una cosa: fare sport ed esercizi al mattino ti può svoltare la giornata come poco altro. 

Tanto per cominciare allenarsi tra i 20 e i 30 minuti di mattina almeno 3 volte alla settimana, produce importanti benefici biologici. Tra questi, il rilascio di importanti ormoni (endorfine) e di neurotrasmettitori (tra cui il BDNF, che favorisce il mantenimento e la crescita di cellule neurali). Questo si traduce in una maggiore capacità cognitiva durante la giornata. 

Davvero non male. Vi garantisco che sentirete la differenza tra cominciare a lavorare immediatamente dopo esservi trascinati fuori dal letto e farlo dopo un buon allenamento e una doccia rinfrescante. 

Provare per credere.

Dall’altra parte, l’attività fisica mattutina ci consente di mantenere la concentrazione più a lungo e fa sì che il nostro corpo rilasci energie in maniera graduale durante il giorno. E come se non bastasse, l’esercizio ci aiuta a incrementare la nostra memoria di lungo termine.

Il mio consiglio è quindi di allenarti di mattina, ma la verità è che dovrai verificare tu stesso se:

 

1. Ne hai la possibilità, visti gli altri impegni familiari (per esempio se hai figli)
2. Se ne trovi giovamento e se davvero ottieni dei benefici a livello fisico e mentale. 
3. Se fisiologicamente è la cosa giusta da fare per te. Ognuno di noi ha un ritmo circadiano differente, ovvero il nostro orologio biologico interno che alterna la fase di veglia e sonno può essere più o meno “mattiniero”. Ti invito a scoprire il tuo “cronotipo” (ovvero il tuo orologio biologico interno che definisce la migliore alternanza tra lo stato di sonno e di veglia) con questo Quiz. 

Troppo spesso ci troviamo a seguire mode del momento, consigli altrui che funzionano solo se contestualizzati nella vita del singolo. 

Ogni raccomandazione, comprese tutte quelle incluse in questo articolo devono essere verificate e testate per vedere se hanno senso nel nostro contesto. 

Spesso ce l’hanno.

Spesso invece no. 

In quel caso, dovremo ri-adattare il principio alla base della raccomandazione alla nostra routine e alle nostre esigenze. 

Ricapitoliamo ciò che abbiamo discusso prima. 

Muovere il corpo e allenarsi al mattino ci porta 3 macro vantaggi:

1. il primo consiste nell’aumentare il battito cardiaco e il flusso sanguigno. I nostri polmoni produrranno più ossigeno e l’ossigeno verrà portato più velocemente agli organi vitali tramite il sangue. I muscoli si riscalderanno, gli arti saranno più flessibili, ci sentiremo più attivi e i nostri meccanismi biologici interni produrranno più energia. In altre parole, allenarci ci consente di letteralmente “nutrire” meglio il nostro corpo e in particolare il nostro cervello
2. Il secondo riguarda la risposta ormonale già citata: dopo l’allenamento il nostro corpo rilascia endorfine. Grazie a questo ormone, ci sentiremo più rilassati e proveremo una sensazione generalizzata di piacere
3. Il terzo vantaggio riguarda la chiarezza mentale. Anche grazie alla maggiore ossigenazione, il nostro cervello sarà più reattivo, fresco e pieno di energia. Ci sentiremo pronti ad affrontare attività che richiedono più impegno, concentrazione e focus. Dobbiamo fare attenzione però: questa energia finisce, ed è da utilizzare con molta cura.

Ti starai chiedendo:

Tutto molto interessante, ma non ho tutto questo tempo al mattino. 

Esiste un allenamento rapido ed efficace?

E la risposta è: sì, eccome.

Se non sei un atleta professionista o non pratichi già uno sport regolarmente, ti consiglio gli allenamenti HIIT (high intensity interval training). Si tratta di un ottimo mix di cardio e forza e ti consentono di utilizzare e sviluppare i muscoli di tutto il corpo. Perfetti sia per restare in forma che per perdere peso o incrementare la massa muscolare.

Ti consiglio questi video di Cristian Disisto, coach e fondatore di un corso sullo stile di vita. Ti può dare spunti sia in termini di alimentazione che di allenamento:

Allenamento Base, Intermedio, Avanzato. 

Ti ho convinto a spostare gli allenamenti al mattino?

Spero di sì, perché ti aiuterà a ottenere il massimo dalle prime ore di lavoro al mattino. 

 

Prima di passare la prossimo punto, aggiungo una nota a margine molto importante: allenarsi mangiando merendine tutto il giorno non ti aiuterà..

Avrai già sentito mille volte l’espressione “Noi siamo quello che mangiamo”.

Bene, allora sappi che il cibo che mangi influenza il funzionamento del nostro corpo e della nostra mente come e piu dell’esercizio fisico. 

Bevi tanta acqua e mangia cibo salutare, con pochi zuccheri raffinati.

Ti consiglio di aggiungere alla tua dieta i cosiddetti “brain foods” come broccoli, pesce, olio extravergine di olive, tè verde, noci, avocado. Io li mangio costantemente e per me hanno fatto la differenza. 

Chiusa parentesi, passiamo al prossimo consiglio per chi lavora da remoto. 

 

Organizza la tua postazione di lavoro prima di cominciare

Spesso i dettagli organizzativi ci sembrano noiosissimi, ma in realtà possono fare tutta la differenza del mondo.

Uno di questi e’ legato alla postazione di lavoro e su come dovresti organizzarla prima di cominciare a lavorare.

Se pensi che non abbia così tanta importanza, sappi che all’inizio eravamo in due. 

Poi, dietro consiglio altrui, ho dovuto cambiare idea.

Ti darò alcuni consigli che ho preso da altri, principalmente ex-colleghi molto più preparati di me su questo punto

Partiamo con le basi.

Innanzi tutto, definisci quale area della casa diventerà il tuo nuovo “ufficio”. 

E’ estremamente importante scegliere una zona che non associamo psicologicamente ad altre attività, come guardare la televisione, mangiare o dormire. 

E no, lavorare a letto o sul divano potrebbe non essere la scelta migliore in termini di produttività..

Definisci un’area della casa, per esempio uno studio, una stanza libera o anche una sezione del salotto in cui ti senti a tuo agio a lavorare. 

Soprattutto le prime settimane, lavora il più possibile in maniera focalizzata, in modo da associare a quella posizione uno status di concentrazione e efficacia.

Un altro punto importante…

Non avere un muro come unico panorama durante il giorno sicuramente aiuta. 

Evita di sederti dunque davanti ad una parete, cerca di organizzare la tua postazione di lavoro in direzione di una finestra, in modo da eliminare quella sensazione di vivere in una “scatola”.

Questo tipo di setup ti aiuterà a sentirti come in un “open-office”, ovvero un ufficio moderno sviluppato sullo stesso piano dove tutti condividono lo stesso spazio senza rinchiudersi in un classico ufficio con porta.

A me piace lavorare in mezzo alla stanza, con la finestra di fronte e le distrazioni (come cibo e cucina) dietro la schiena, in modo da non poterle vedere. 

Inoltre, avere un desk più piccolo aiuta a tenere la tua postazione più in ordine, la rende più difficile da sporcare e più rapida da pulire.

I colori aiutano. 

Utilizzare il bianco, in particolare, aiuta a rendere lo spazio di lavoro più aperto, pulito e luminoso quando entra luce dalla finestra. 

Altri colori che funzionano bene sono il colore “cotton sheet”, il color sabbia o color salmone. In generale, i colori chiari renderanno più ariosa e spaziosa la tua stanza. 

In aggiunta o in sostituzione del colore dei muri, ti consiglio anche di usare foto, poster e quadri per arredare la stanza, disseminandola di segnali positivi per il cervello: può essere la foto di laurea o della vittoria di un award o un altro avvenimento importante per la tua carriera. 

Oppure foto di persone care e amici, che ti fanno sentire il calore delle connessioni sociali.

O ancora la foto di un mentor o di una persona che ha avuto un ruolo importante nel tuo sviluppo personale.

Entrambi questi elementi ci sono di grande aiuto nella nostra giornata lavorativa perché non solo ci fanno sentire più sicuri di noi stessi e delle nostre radici, ma ci ricordano anche del perché’ facciamo quello che facciamo e ci danno la motivazione per migliorarci costantemente.

 

Rendi i tuoi obiettivi ben visibili 

Poco fa ho menzionato l’importanza di avere foto, riconoscimenti e ricordi ben visibili di fronte a te. Non l’ho detto a caso.

La visualizzazione di pensieri, emozioni e obiettivi e’ cruciale per il nostro successo personale e professionale. 

A questo proposito, se non lo hai già letto, ti consiglio di comprare il libro “Psicocibernetica” di Maxwell Maltz. Questo libro parla dell’importanza di costruire una “self-image”, ovvero un’immagine mentale di noi stessi forte e vincente e di quanto questo ci possa aiutare a superare i nostri limiti e raggiungere obiettivi che non credevamo possibili. Se ti interessa, ne ho parlato in questo video.

Quando lavoriamo da remoto, come d’altronde in ufficio, tendiamo a cadere nella solita trappola (conosciuta da tutti, evitata da pochi):

mettere il pilota automatico, trasformarci in robot e smettere di chiederci perché facciamo quello che facciamo.

Personalmente mi e’ capitato moltissime volte. Anni fa, quando lavoravo nella piu grande societa di ecommerce di moda d’Europa, andavo al lavoro ogni giorno con mille pensieri, consapevole di tutto ciò che dovevo fare.

Task da completare. Piani da rispettare.

Questo, a lungo andare, è diventato un grosso problema, una gabbia. 

Perché?

Perché così facendo ho smesso di pensare a quelli che erano i miei obiettivi professionali.

Ho smesso di chiedermi domande fondamentali come:

Mi piace quello che sto facendo?

Le responsabilità del mio ruolo mi consentono di arrivare dove voglio arrivare?

Il mio lavoro mi sta aiutando a crescere nella direzione giusta?

La mia curva di apprendimento al lavoro sta crescendo o si e’ appiattita?

Queste sono domande cruciali che tutti noi dobbiamo farci per assicurarci che stiamo effettivamente percorrendo la strada che ci porta alla realizzazione dei nostri obiettivi.

La tua missione, la ragione per cui lavori (o semplicemente fai quello che ami, e non lo percepisci nemmeno come un lavoro) dovrà continuare a guidarti. 

Assicurati che il tuo obiettivo sia messo per iscritto. 

Scrivilo su una lavagna o su un foglio e appendilo al muro in modo che sia sempre ben visibile. Puoi anche utilizzarlo come screen-saver del tuo pc. 

Guardalo ogni giorno. Fermati 5 secondi e chiediti cosa farai oggi per compiere un altro micro-passo verso il raggiungimento del tuo obiettivo.

Ti consiglio per mettere per iscritto sia la tua “mission” generale, sia i tuoi obiettivi trimestrali.

La tua mission identifica i valori fondanti del tuo percorso, quelli che ti ispirano.

I tuoi obiettivi trimestrali rappresentano risultati tangibili che vuoi raggiungere nei prossimi tre mesi, ad esempio:

 Mission:

Impara in maniera differente. Cresci in maniera sostenibile. Aiuta in maniera non convenzionale.

 Obiettivi:

Leggere almeno 4 libri al mese per i prossimi 3 mesi

Definire e implementare la strategia digitale per 3 clienti, generando almeno X vendite

Fare 3 attività di volontariato.

Ora passo la palla a te. 

Fammi sapere quali sono i tuoi.

 

La “Rule of Three”

Se dovessi consigliarti il primo punto da cui partire in questa guida su come lavorare da remoto, sceglierei sicuramente questo.

Come ho già indicato nella mia lista dei 10 consigli per gestire meglio il tuo tempo al lavoro, è estremamente importante concentrare le tue energie sui task più importanti al mattino. 

Ma Perché dovrei lavorarci subito se ho tutto il giorno di tempo?

In più ho sempre un milione di email a cui rispondere, per non parlare di tutte le riunioni coi miei colleghi! 

Ti capisco perfettamente. Anche a me capita di fare questi ragionamenti. 

La verità però, è che una volta che provi a bloccare il tuo tempo al mattino per chiudere le attività principali, non tornerai più indietro. 

I benefici sono innumerevoli: 

• sentirai di aver concluso subito le attività più importanti della giornata
• Sentirai di aver perso meno tempo in attività che invece ti fanno procrastinare, facendoti sentire un perditempo quando alle tre del pomeriggio ti chiederai “Ma cosa ho fatto oggi? Devo ancora iniziare quello che mi ero prefissato di fare!”
• Ti sentirai più produttivo e motivato, capendo di aver utilizzato il tempo in una maniera intelligente. Il tempo lavorerà al tuo servizio e non contro di te. 

Ti invito a seguire questi semplici passi. Facendo in questo modo ti assicuro che riuscirai a chiudere più attività in meno tempo:

• Utilizza la regola dei tre: definisci i tre task su cui ti focalizzerai durante la tua giornata. Idealmente questa lista dovrebbe essere preparata il giorno prima. Se non ci riesci, falla come prima cosa al mattino
• Dedica massimo 30 minuti a leggere e rispondere alle email del giorno prima. Categorizzale in ordine di importanza e urgenza e definisci se ci sono azioni o attività che dovrai effettuare in prima persone o delegare. Utilizza la Eisenhower matrix, come ho spiegato in questo post 
• Blocca ogni giorno nel tuo calendario almeno due ore di tempo consecutive in cui potrai lavorare in maniera focalizzata
• Rimuovi ogni tipo di distrazione. Dal cellulare (giralo, mettilo in modalità aereo o prova a spostarlo in un’altra stanza), alle email, alle app di messaggistica aziendale
• Pensa e lavora in maniera focalizzata in blocchi da 25 o 50 minuti prendendoti delle piccole pause di 5-10 minuti. Ti consiglio di farlo ascoltando le cosiddette binaural waves. Se non sai cosa sono, ne ho parlato in questo post 

 

Tieni almeno 2 ore libere al mattino

Ok, abbiamo un piano preciso.

Adesso però dobbiamo cominciare a metterci al lavoro.

E abbiamo un problema. 

Non siamo in ufficio. Non c’è’ nessuno che ci controlla. Siamo liberi di scegliere se fare o non fare. Se mangiare o lavorare. Se fare azione o procrastinare. Come lavoriamo da remoto dipende principalmente da noi.

Questo aspetto fa parte dell’insieme di opportunità e sfide di cui dobbiamo farci carico quando non lavoriamo in un ufficio e non abbiamo un capo che ci controlla.

E l’aspetto più interessante e’ che siamo forzati a guardarci allo specchio: siamo noi il capo di noi stessi. 

Il raggiungimento di risultati, la chiusura di attività e progetti dipende da un solo fattore: la nostra disciplina.

Sappiamo essere leader di noi stessi?

Non e’ affatto semplice e richiede una forte disciplina mentale, ma ci sono alcune tattiche che possiamo utilizzare per rendere la nostra mattinata più produttiva e assicurarci di portare a termine quei 3 task che ci consentiranno di raggiungere i nostri obiettivi a medio-lungo termine.

Vorrei condividere la mia preferita. E’ tanto banale quanto complicata da eseguire.

Blocca dalle 2 alle 3 ore di tempo nel tuo calendario durante la mattinata.

Lavora in maniera concentrata senza distrazioni. Non controllare le email. Non controllare il cellulare. Non controllare le app di messaggistica che utilizzi per comunicare coi colleghi. Isolati, concentrati e entra in quello stato di “flow” che ti consentirà’ di portare a termine quelle attività che abbiamo identificato nel punto precedente.

Bene, sembra tutto semplice, vero?

Non proprio. 

Sulla carta il ragionamento funziona, ma nella pratica riscontrerai verosimilmente questi problemi:

• Tenderai a leggere le email di continuo
• tenderai a messaggiare con colleghi e amici
• Terrai le notifiche attivate, le quali non faranno altro che distrarti e interrompere la tua concentrazione
• ti troverai a corto di tempo e non riuscirai a portare a termine tutti i task semplicemente perché hai fatto dell’altro

Questo e’ quello che purtroppo tende a succedere la maggior parte delle volte. 

Sarai in grado di mantenere la disciplina?

Chi ci riesce, fa la differenza. Chi non ci riesce, spesso rimane nella mediocrità. 

Blocca il tuo calendario e comincia a eseguire, a fare. Quando avrai cominciato e non ti sarai distratto per almeno 15/20 minuti, tutto verrà più semplice.

Il solo pensiero di avere dalle 2 alle 3 ore di tempo libero, ti consentirà di pianificare le attività che richiedono attenzione e ti consentirà di raggiungere la concentrazione in maniera più semplice. 

Se hai dei meeting pianificati in mattinata, tenta di spostarli o di chiedere gentilmente se la tua presenza e’ davvero necessaria. Ti consiglio di proporre, quando possibile, di pianificare le riunioni sempre al pomeriggio, a meno che non si tratti di un meeting dove si discute di strategia e dove si prendono decisioni cruciali che impattano sui tuoi obiettivi.

 

Usa la tecnica del Time Blocking 

Nella guida a come rendere la tua giornata più produttiva, ho già parlato della tecnica del pomodoro. 

Inventata dall’italiano Francesco Cirillo, questa tecnica suggerisce di dividere il nostro lavoro in blocchi di tempo da 25 minuti, prendendosi 5 minuti di pausa tra l’uno e l’altro.

Molti sostengono che sia una tecnica molto efficace, ma io non sono d’accordo.

La tecnica può funzionare se i tuoi task si prestano a finestre di tempo ristrette o si prestano ad essere suddivisi in unità di tempo individuali.

Lavorando come consulente nel campo di Digital Marketing, mi trovo spesso a dover fare molta analisi, elaborare nuove idee e nuove strategie, a dover capire come implementarle.

Questo tipo di attività a mio avviso non si presta a blocchi di tempo molto brevi in quanto, una volta raggiunto lo stato di concentrazione e elaborate le prime idee, in teoria ci si dovrebbe prendere una pausa. 

Per questo, io preferisco due alternative che sono state scientificamente provate come le più efficaci: 

• Blocchi di lavoro di 50 minuti con 17 minuti di pausa
• Blocchi di lavoro di 2 ore con 30 minuti di pausa

Io tendo a utilizzare la prima quando non ho task individuali relativamente rapidi da portare a termine, e la seconda quando devo fare tanta ricerca e elaborare una nuova strategia. Ho notato inoltre che nel secondo caso, 15-20 minuti di pausa sono più che sufficienti per quanto mi riguarda. 

A te la scelta della migliore tecnica che funziona nel tuo caso individuale. 

Prova a chiederti:

Quali sono le mie attività ricorrenti?

Di quanto tempo ho bisogno in media per completare un task?

Considerati i processi interni aziendali o quelli dei miei clienti, quale di queste soluzioni mi consente di organizzare il mio lavoro in maniera più produttiva?

Una volta che hai identificato le tipologie di attività che devi portare a termine nel tuo lavoro, guarda ai 3 obiettivi giornalieri che ti sei dato.

A questo punto, sei pronto per assegnare dei blocchi di tempo individuali per ognuno.

Il tuo calendario dovrebbe già essere bloccato per un arco di tempo di circa due o tre ore. 

Bene, adesso sai come utilizzarle al meglio.

Puoi utilizzare la tecnica dei blocchi di tempo anche al di fuori dei 3 task giornalieri chiave. 

Per esempio, puoi utilizzarla per dedicare del tempo alla lettura delle email, per rispondere ai messaggi, o per organizzare l’agenda delle tuo video-call.

Insomma, può essere applicata a qualsiasi tipologia di attività.

Ti consiglio di definire preventivamente il numero di “blocchi” assegnati ad ogni attività, soprattutto per quelle più importanti e “smarcare” ogni micro-blocco all’interno del task più grande una volta completato.

Se utilizzi tool come Asana o Trello, e’ molto semplice da fare – ti lascio qui un esempio tratto dalla mia board personale per la creazione degli articoli del mio blog:

*con “Pomodori” mi riferisco a blocchi di tempo estesi. Li ho chiamati “pomodori” per facilita’ di riferimento alla tecnica originale (Pomodoro Technique).

 

Migliora la tua comunicazione

Quando le persone si chiedono come fare a lavorare da remoto in maniera efficiente, il principale problema e’ sempre quella della comunicazione. 

E in effetti, non a caso. 

Passare da un contesto in cui la comunicazione e’ fin troppo accessibile all’estremo opposto può’ essere complicato.

Io sono sempre stato abituato a lavorare in ufficio, ma non ho mai apprezzato l’eccessiva esposizione degli uffici moderni stile “open space”. 

Ci sono contesti e momenti della giornata dove la comunicazione diretta e’ sicuramente un valore aggiunto ed altri in cui ha effetti letteralmente distruttivi sulla nostra produttività.

Secondo una ricerca riportata dal Washington Post, le interruzioni dei colleghi che, anche avendo le migliori intenzioni, ci fanno domande mentre noi stiamo cercando di concentrarci su un’attività importante, contribuiscono a farci perdere fino a un massimo di 238 minuti al giorno (senza contare il tempo che passeremo a ritrovare la concentrazione e quello che perdiamo per lo stress causato dalle continue interruzioni). 

Moltiplicando questi minuti per 5 giorni nell’arco della settimana lavorativa, potremmo riuscire a risparmiare fino a 20 ore. 

Magari da dedicare ad altri progetti professionali o personali. 

Niente male.

 

 

Ecco, da questo punto di vista il lavoro da remoto e’ un moltiplicatore positivo di produttività. 

Chris Bailey, autore di best sellers tra cui “The Productivity Project”, ricorda come abbiamo bisogno in media di circa 25 minuti per tornare in uno stato di concentrazione profonda dopo che siamo stati interrotti da una distrazione.

 

 

 

Lavorare da casa ci consente di non perdere tutto questo tempo e di lavorare in maniera più focalizzata.

Questo ci porta al problema comunicativo inverso: troppa concentrazione e “isolamento comunicativo” non ci consentono di scambiare feedback veloci con i nostri colleghi, raccogliere quel pezzo di informazione che ci manca per chiudere un’attività o portare avanti il nostro progetto, rimuovere i cosiddetti “roadblocks” o “bottlenecks”. 

Per questo, è cruciale avere un sistema efficiente per continuare a comunicare in maniera strutturata con colleghi e clienti.

Innanzi tutto ti consiglio di fare quello che si faceva prima dell’ondata tecnologica degli ultimi 25 anni: usare il caro vecchio telefono.

Non avere paura di utilizzarlo, comporre il numero e parlare direttamente con la persona che ti può aiutare a progredire nella tua attività. E’ più semplice, più rapido e ti consente di fare azione immediata.

A maggior ragione, e’ importante utilizzare il telefono con i clienti. Questo perché, oltre a prendere meno tempo di una email o un messaggio scritto, aggiunge anche l’elemento umano e contribuisce a creare una relazione.

In seconda istanza, utilizza la tecnologia quando serve: la mia applicazione preferita è senza dubbio Slack. Con Slack puoi utilizzare diversi gruppi di comunicazione, sotto progetti, canali riguardanti categorie di argomenti precisi, nonché puoi inviare messaggi diretti o effettuare chiamate. Puoi inviare allegati, gif animate, documenti, file e video con estrema facilità. Davvero semplice da utilizzare e perfetto per organizzare (e ritrovare) informazioni. 

Questa e’ l’interfaccia del mio Slack, quella che uso con il mio team. A sinistra puoi vedere un esempio di come le chat ed i gruppi di messaggistica siano ben organizzati e facili da utilizzare.

 

 

C’è un caveat ovviamente. Non dimenticare tutte le cose che ci siamo detti prima!

La messaggistica e’ invasiva e rischia di distrarti continuamente, quindi usala quando serve e con criterio. Pianifica degli orari in cui semplicemente sarai “Slack off”, ovvero “spegnerai” chat. 

 

Spesso avrai anche bisogno di organizzare meeting virtuali, parlare con qualcuno in video per mostrare presentazioni e file in modalità condivisa.

In questo caso, la scelta e’ semplicissima: organizza una riunione su Zoom.

Scegli bene quando sia effettivamente necessaria una videoconferenza. 

Lavorando da remoto, incontrare virtualmente un cliente può essere davvero importante per coltivare la relazione e per mantenere una solida connessione. 

Quando lavori con un team, le videoconferenze sono utili quando c’e’ la necessita di discutere una strategia, un nuovo progetto o parlare di dettagli che sarebbero troppo complessi da definire tramite le chat o messaggi. 

 

L’ultimo consiglio fondamentale che voglio darti riguarda il tuo calendario.

Quando si lavora da casa e’ molto più semplice entrare in stato di flow e dimenticarsi di avere dei meeting con colleghi e clienti. 

Configura dei reminder automatici che consentano di ricordarti al volo quando e’ tempo di prepararsi per un meeting. Se utilizzi Google Calendar (e se non lo stai facendo, comincia subito, e’ uno delle migliori app là fuori), puoi settare dei reminder automatici, tipicamente 10 minuti prima dei meeting. Questo ti consente di pensare a cosa dovrai discutere durante la riunione e eventualmente affrettarti a chiudere l’attività’ che stai facendo in quel momento.

Slack ha un’integrazione nativa con Google Calendar, che funziona benissimo. Questa ti manda una notifica sia 10 minuti prima dell’inizio del meeting sia quando il meeting inizia. Da provare.

 

Pianifica le attività del giorno dopo

Pianificare ciò che farai domani e’ ancora più importante di ciò che hai pianificato di fare oggi.

E pianificare ciò che farai la prossima settimana ti farà progredire di un altro passo verso il tuo obiettivo finale.

A fine giornata nessuno ha voglia di tornare ad organizzare il proprio calendario. 

Siamo stanchi, esausti dopo una giornata piena di impegni e non è semplice avere la forza mentale di ritrovare la disciplina.

Ma questo e’ esattamente il segreto.

Trovare lo spazio e la volontà di pianificare quello che farai domani ti consentira’ di avere un vantaggio competitivo sul 90% delle altre persone: farai chiarezza su dove stai andando e avrai un piano per arrivarci.

“Come si dice, per ottenere risultati superiori alla media, bisogna fare cose che la maggior parte della gente non fa. “

Separare il processo di pianificazione da quello di esecuzione e’ fondamentale. 

Se esegui mentre pianifichi rischi di cambiare idea 10 volte, perché mentre esegui un piano ti rendi conto che non funziona. Impieghi tre volte il tempo che ti servirebbe per chiudere un task.

Separando le due attività, otterrai tre benefici: 

• ti concentrerai su una cosa alla volta
• prenderai verosimilmente la decisione migliore, senza la fretta di doverla eseguire
• attiverai due modalità mentali differenti a seconda di cosa stai facendo.

Lascia che ti spieghi.

Quando il nostro cervello e’ in modalità “planning” ha bisogno di tempo per riflettere e non deve avere la pressione e l’urgenza di terminare a tutti i costi qualcosa. Ecco perché il planning a fine giornata funziona bene: hai finito le attività della giornata e hai finalmente la mente più libera.

Quando invece siamo in modalità ”esecuzione”, semplicemente non dobbiamo più pensare ad altro. Volontariamente, decidiamo di diventare efficienti come dei robot e ci concentriamo sull’esecuzione dell’attività, in tempi predefiniti e mai “open ended”. 

Ci diamo delle scadenze precise e lavoriamo in blocchi di tempo precisi come descritto nei punti sopra.

L’alternativa e’ di creare infiniti loop di idee e azioni che non si concretizzano mai.

 

Ti consiglio di facilitare il processo di pianificazione. Come?

Utilizza una board.

Le lavagne o “board” sono degli strumenti fisici o digitali che ti consentono di visualizzare con semplicità le attività che hai messo a piano. 

In particolare, indicano cosa fare e quando farlo.

Ecco perché’ è così importante avere idee chiare e realistiche sul piano: perché in questo modo l’unica cosa che ti resta da fare e’ eseguirlo.

Esistono moltissime piattaforme sul mercato, ma te ne consiglio tre in particolare.

Trello Board

Trello e’ un tool semplice, gratuito e completo. 

Puoi inserire i task del tuo progetto in pochi secondi in forma di “card”/schedine e aggiungere tutti i dettagli che ti servono all’interno di ognuna. 

Questo e’ un esempio tratto dalla prima versione della board con cui ho pianificato la creazione del blog di Indie Productivity. Qui, ho suddiviso i task in termini di status e assegnato scadenze diverse:

 

 

Asana Board

Asana e’ un tool di project management e collaborazione tra team davvero solido ed efficace. Consente una struttura molto più complessa di Trello e diverse features tra cui:

• la creazione di una serie di progetti interconnessi tra loro
• un maggiore numero di combinazioni di tag
• score points per misurare la “grandezza” dell’attività in termini di effort e di tempo
• diverse visualizzazioni della tua To-Do list (board, lista, timeline, calendario, etc)
• integrazione con app esterne.

Insomma, un tool completo che offre sia una versione Free, sia una a pagamento per utilizzare le funzionalità più complesse, che e’ davvero ben strutturato.

Io uso Asana principalmente per lavoro e per condividere le timeline di progetto e le attività da portare a termine con i miei clienti.

Sicuramente consigliato.

 

 

Lavagna fisica

Il terzo approccio e’ molto piu’ tradizionale. 

Usa semplicemente una lavagna fisica. 

E’ semplice, veloce e consente al nostro cervello di elaborare meglio le informazioni, in quanto dobbiamo scriverle con le nostre mani. 

Il processo di scrittura delle informazioni forza il nostro cervello ad elaborare il piano e trasformarlo in simboli e caratteri. 

Questo e’ un esempio disegnato sulla mia lavagna personale.

Ti consiglio di ordinare i task per priorità ed pianificarli per tutta la settimana.

Cerchia in rosso i task cruciali che, se portati a termine, ti consentono di raggiungere l’80% dei risultati. Solitamente non e’ mai più di un task al giorno.

Una volta completata l’attività, metti una spunta accanto al titolo. Questo ti stimolerà a mantenere lo slancio produttivo e creare la motivazione interna necessaria per continuare. 

 

 

 

 

Investi in formazione 

Uno dei problemi più grandi che riscontriamo quando cominciamo a lavorare da casa e’ la mancanza di confronto con i colleghi, la condivisione di idee, l’ecosistema di conoscenza che contribuisce a trasformare una serie di spunti e di idee sparpagliate in un piano d’azione.

In breve, smettiamo di imparare dagli altri.

Questo è forse l’elemento che mi è mancato di più quando ho cominciato a lavorare da casa. La contaminazione di idee e’ il grande valore aggiunto di lavorare in un’azienda e in team. Nel lavoro da remoto, questo elemento rischia di venire meno, ma la buona notizia e’ che può essere sostituito.

Se smettiamo di imparare dagli altri, dobbiamo cominciare a imparare da noi stessi.

Ti chiederai, come? 

La formazione e l’insegnamento prende semplicemente forme diverse. 

Te ne consiglio due, le più potenti.

Sostituisci gli insegnamenti che riceveresti dai colleghi con podcast, video e corsi.

Ci sono mille opzioni là fuori, devi solo trovare quella che fa per te, in base al tuo lavoro, le tue passioni, ciò che devi imparare. 

Ti consiglio alcune piattaforme che io utilizzo, fammi sapere le tue nei commenti.

Per quanto riguarda i Podcast, oltre ai vari Spotify e Apple Podcast, prova Breaker. 

Si tratta di una “Social Podcast App” dove puoi inserire i tuoi interessi e show preferiti e l’algoritmo ti raccomandera’ gli episodi migliori. Potrai interagire, condividere gli episodi, ricercarli e creare le tue playlist personali

 

In quanto a video e corsi online, hai semplicemente l’imbarazzo della scelta e la selezione dipende molto dai tuoi obiettivi.

Youtube e i suoi canali e’ ovviamente l’opzione più semplice, gratuita e ricca di spunti di ogni genere.

Se poi ti vuoi spostare su piattaforme a pagamento a basso costo ti consiglio Brilliant e Skillshare. Sono delle vere gemme e un paradiso per gli eterni curiosi, sia che tu sia appassionato di numeri che di creatività. 

Brilliant e’ la piattaforma migliore per sviluppare le tua abilità di analisi quantitativa in ambito matematico, scientifico e informatico attraverso un percorso divertente e interattivo.

Skillshare e’ invece una piattaforma con sottoscrizione mensile che ti da accesso a un numero infinito di corsi per sviluppare la tua creatività nel design, foto, videomaking, business, copywriting e molto altro.

 

Costruisci il tuo “Mastermind”

Ne ho sempre sentito parlare da altri ma prima di provarlo con alcuni colleghi e amici non capivo quale fosse il vantaggio di avere un mastermind.

Con Mastermind si intende un ritrovo di qualche ora o anche qualche giorno (in base a come vuoi strutturarlo) in cui ti incontri con le persone più brillanti che conosci per condividere idee, piani, strategie, pensieri. 

In base all’obiettivo che ti sei prefissato, il mastermind ti può aiutare a ricevere consigli da punti di vista diversi e nuovi, a cui non avresti pensato da solo.

Ti da accesso alla mente delle altre persone.

Il concetto del “Pick Your Brain” inglese e’ potentissimo: insieme si sviluppano sinergie e idee più grandi della somma delle idee individuali.

E’ molto più semplice a farsi che a dirsi.

1. Seleziona gli amici e colleghi con cui vorresti confrontarti in date ricorrenti
2. Invitali ad un gruppo “Mastermind” su una delle tue app di messaggistica
3. Pianificate incontri ricorrenti ogni mese, semestre o anno
4. Definite la durata
5. Durante gli incontri, definite gli argomenti di cui volete trattare
6. Condividete idee e riflessioni a turno. Ponetevi problemi e provate a trovare risposte e soluzioni, insieme

Vi può davvero dare accesso a punti di vista a cui non sareste mai stati in grado di pensare. A me ha completamente cambiato il modo di approcciare il lavoro.

Provare per credere.

 

BONUS

Attrezzatura

Quando per la prima volta mi sono chiesto come lavorare da remoto, ho completamente sottostimato un fattore che invece è fondamentale.

Cosa ci serve per poter farlo in maniera comoda ed efficiente?

La risposta è semplice: una buona attrezzatura. 

Ti lascio qui sotto le mie “top tips” su ciò che non deve assolutamente mancare nel tuo spazio di lavoro.

1. Banalmente, un tavolo che abbia abbastanza spazio per contenere solo quello che ti serve (e mai troppo grande). Come ho già indicato prima, avere un tavolo troppo grande può essere controproducente in termini di pulizia e disordine.
2. Uno schermo esterno, in modo da poter leggere documenti con facilità e poter espandere la grandezza del tuo browser
3. Sia lo schermo del computer, sia quello esterno devono essere all’altezza degli occhi, in modo da non modificare la tua postura. La tua schiena e i tuoi muscoli ti ringrazieranno, nel lungo termine.
4. Una sedia ergonomica. Passerai molto tempo seduto durante il giorno, dunque e’ importante farlo su una sedia che ti consente di mantenere la postura corretta (schiena, gambe, angolo delle braccia) e di muoverti liberamente. Alternativamente, se preferisci, puoi lavorare anche in piedi, utilizzando uno standing desk. Io l’ho provato parecchie volte e mi piace moltissimo. Ti sentirai meno indolenzito a fine giornata.

 

Musica

Ci sono persone che amano lavorare con la musica ed altre che pensano sia solo una distrazione. 

Ognuno ha le proprie preferenze e la scelta è davvero molto soggettiva.

Recentemente ho fatto un esperimento per verificare l’impatto della musica e dei suoni sulla produttività della mia giornata.

Nel mio caso, ho notato che la musica di sottofondo tende a distrarmi, e parecchio. In particolare quando si tratta di canzoni vere e proprie, magari di band che amo, la mia mente vaga, mi riporta a esperienze passate o mi aiuta a creare nuove idee. 

Il che non e’ affatto negativo, anzi. Ma si addice ad alcuni momenti precisi della giornata o solo ad alcune attività specifiche di creazione, ideazione e brainstorming. 

Quando so di dover lavorare in maniera concentrata e ho a che fare con task quantitativi e tecnici, questo tipo di musica si rivela controproduttiva. 

In questi casi, preferisco spegnere la musica completamente e isolarmi dall’ambiente circostante usando cuffie con modalità’ “cancellazione rumori”, oppure utilizzo playlist specifiche che stimolano il focus.

Ti consiglio di selezionare la musica accuratamente, in base alla tua predisposizione e alle attività che devi eseguire. 

Ti lascio le mie playlist preferite.

Qui puoi trovare ispirazione per scegliere la tua musica di sottofondo preferita. Ne trovi di ogni genere, dalla musica ambiente, al jazz a playlist pop.

Gamma waves e’ la mia playlist preferita di onde binaurali, che aiutano a raggiungere la massima concentrazione. 

Se sei interessato alle cuffie con funzione noise-cancelling, ti consiglio senza dubbio le Sony wh-1000xm3, tra le migliori wireless sia per qualità del suono che per blocco dei rumori.

 

Applicazioni e software utili

Ti lascio una lista di applicazioni e software utili quando si lavora da casa.

Come sempre, non e’ la piattaforma a fare la differenza, ma piuttosto l’uso che ne facciamo. 

E mentre impariamo a come lavorare da remoto nel migliore dei modi, dovremo selezionare solo quelle che sono davvero necessarie.

Ecco le mie preferite, la maggior parte delle quali ho già indicato in modo un po’ sparpagliato in altre sezioni dell’articolo.

 

1. Utilizza Zoom per le tue videoconferenze, call e presentazioni con colleghi o clienti. Ad oggi e’ sicuramente la piattaforma più stabile e flessibile che si possa trovare sul mercato. Non ha costi proibitivi e funziona molto bene anche quando partecipano alla chiamata decine e decine di persone. 
2. Trello o Asana sono ottime soluzioni in termini di tool di project management Perfette per organizzare progetti, pianificare task, assegnare attivita’, condividere commenti e file che rimangono disponibili per tutti online e non vengono cosi’ persi nell’oceano delle email. 
3. Slack e’ un’ottima App di messaggistica che puoi utilizzare per comunicare con i tuoi colleghi o anche con clienti. Tra le altre cose, puoi creare canali, chat groups su determinati argomenti e condividere documenti. 
4. Basecamp ti consente di creare progetti di lavoro all’interno dei quali puoi creare e raggruppare delle conversazioni su un argomento specifico in modo che siano facilmente reperibile quando necessario, utilizzando la ricerca per parole chiave. Puoi scegliere quali persone saranno “messe in copia” ad ogni argomento e quali avranno accesso a quale progetto. Molte delle sue funzionalità sono simili ad Asana, quindi dipende molto dalle tue necessità e da come decidi di utilizzarlo
5. Gmail e’ uno dei migliori email service provider disponibili. Uno dei miei preferiti per il numero di integrazioni disponibili con altri tool, il sistema di labels e le possibilità di customizzazione. Anche Outlook e’ un’ottima soluzione 
6. Todoist ti consente di creare delle To-do list, divise per argomento e con una data di scadenza specifica. Semplice e comodo da utilizzare.
7. Apple Notes e’ una soluzione tanto semplice quanto efficiente per prendere note di ogni tipo durante i meeting o semplicemente per archiviare informazioni. Se hai bisogno di qualcosa di più strutturato, integrato e non usi il sistema operativo Apple, ti consiglio Evernote. Se hai bisogno di una soluzione all-in-one e vuoi la massima flessibilità in termini di note, task planning, archivi di informazioni, calendari e quant’altro, ti consiglio Notion – un tool pazzesco che merita un articolo a parte.
8. Harvest ti consente di tracciare il tempo passato a lavorare su un determinato progetto o un determinato task. Perfetto se devi fatturare ad ore.
9. Zest e’ una chrome extension fantastica che ti consente di accedere ai migliori articoli del web, in base all’argomento che ti interessa. Ottima soluzione per continuare ad aggiornarti su qualsiasi tema, specialmente se lavori nel marketing.

Se questa lista non fosse abbastanza, ti lascio qui sotto le 65 startup di maggiore successo al mondo che offrono delle soluzioni di produttività, project management, documentation, video conferencing per il lavoro da remoto

 

Conclusioni

Siamo arrivati alla fine della lista di consigli su come lavorare da remoto.

Abbiamo visto come approcciare la giornata di lavoro perfetta da remoto.

Da come cominciare la mattinata, a come organizzare la nostra postazione di lavoro, a come selezionare e prioritizzare le attività’.

Abbiamo parlato di come comunicare anche se non siamo fisicamente vicini ai nostri interlocutori.

Abbiamo discusso di come chiudere la giornata al meglio, ricavando uno spazio per l’apprendimento e la formazione personale.

Ti rivelo una cosa: la verita’ e’ che, ahimè, sarà molto difficile mettere in pratica ognuno dei punti, ogni singolo giorno.

Le nostre giornate ci richiederanno flessibilita’ e capacita’ di gestire gli imprevisti. 

Ma sapere qual è l’obiettivo finale e quali elementi ci possono aiutare ad essere produttivi mentre lavoriamo da remoto e’ il miglior modo per minimizzare le possibilità di errore. 

Spero davvero che questa guida ti sia stata utile. 

Fammi sapere nei commenti se ci sono routine, best practices o elementi differenti che tu stai utilizzando mentre lavori da casa e che hai trovato utili!