come gestire il tempo

Come gestire il tempo? 6 tecniche infallibili

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Siamo sempre impegnati a “fare”, senza sapere perché. 

Abbiamo impegni, responsabilità e attività da portare a termine. Quindi la domanda sorge spontanea: come gestire il tempo?

La verità è che una risposta unica non esiste, ma ne esistono molteplici in base alla tua situazione soggettiva. 

Dunque se speravi di trovare la pillola magica a tutti i mali, credo di averti già deluso 🙂

Di certo quando decidiamo di impiegare anche solo 5 minuti della nostra giornata a qualcosa, ci dimentichiamo che quel tempo è speso, e non ritornerà.

Quindi come facciamo ad organizzarlo e allocarlo sulle cose giuste?

Da anni cerco di trovare modi per migliorare il modo in cui gestisco i miei impegni personali e professionali, ma solo recentemente sono riuscito a raggiungere risultati davvero importanti grazie ad alcune semplici strategie.

Dunque ecco di cosa parlerò in questo articolo: di tecniche di gestione del tempo. 

Ho fatto una selezione delle 6 tecniche di gestione del tempo che dal mio punto di vista sono le più efficaci in assoluto, quelle che davvero possono avere un impatto su come noi gestiamo la nostra giornata, aiutandoci a salvare tempo prezioso da dedicare poi alle nostre passioni.-

Indice

Mi ricordi perché dovrei capire come gestire il tempo?

Se ci pensiamo bene, è controintuitivo.

Passiamo infinite ore a fare cose che non vogliamo fare, dire cose che non vogliamo dire e conoscere persone con le quali non vogliamo stare.

Poi arriva un bel giorno, ci svegliamo adulti e un pò malinconici, pensando a tutto il tempo che è passato e le cose che avremmo potuto fare diversamente.

La chiave per evitare di arrivare a questo punto è solo una: il tempo.

Da anni mi chiedo che cosa sia il tempo e perché io lo consideri così importante. 

Dopo molte riflessioni, sono giunto alla conclusione che il tempo ha 3 caratteristiche principali.

Il tempo è la risorsa più scarsa che abbiamo.

Il tempo non è rinnovabile, mentre i soldi e i beni materiali si.

Il tempo è un gioco a somma zero.

Dunque si, è davvero importante prestare attenzione alla gestione del tempo, che entra di diritto tra gli aspetti chiave capaci di cambiare in meglio (o in peggio) la nostra esperienza di vita. 

Una volta chiariti questi principi ed esserci fatti sovrastare da una sensazione mista di ansia e angoscia incommensurabile, siamo pronti per andare avanti 🙂

Ho già parlato di come ridurre gli impegni giornalieri o di come gestire la propria giornata ma tra poco, voglio raccontarti delle 6 tecniche più efficaci che conosco per gestire meglio quel preziosissimo tempo che ci è dato senza investirlo nelle attività che, invece di valorizzarlo, non fanno altro che rubarcelo. 

Most Important Task (MIT)

Most Important Task Eat That Frog

La prima tecnica si chiama “Most Important task”, ossia “l’attività più importante“, tradotto dall’inglese. Definita anche come il “rospo da ingoiare”.

Dobbiamo cominciare la nostra giornata partendo con l’attività più complessa, quella cioè che può avere un impatto più grande nel medio-lungo termine. 

La difficoltà nell’applicazione di questa tecnica è che molto spesso tutti noi cerchiamo rimandare le cose più difficili dato che ci richiedono più energia mentale.

Tendiamo a fare immediatamente tutte quelle attività minori che ci vengono più semplici da affrontare a livello mentale. 

Ma uno dei segreti per essere davvero efficaci e produttivi durante il giorno è invece proprio questo: cominciare dalle attività più difficili, in modo da rimuovere l’ostacolo principale il più in fretta possibile. 

Quindi è importantissimo all’inizio della nostra giornata avere uno slot di tempo di almeno una o due ore che dedichiamo ai task che avranno un impatto più grande. 

Questo è il concetto che Brian Tracy nel suo famosissimo libro “Eat That Frog” (in italiano “Ingoiare il rospo“) cerca di esprimere: parti con l’attività più complicata e la giornata sarà più semplice, piacevole e motivante.

L’idea è che di mattina abbiamo anche più energie sia fisiche e mentali e quindi fare quelle attività ci richiederà meno tempo e meno sforzo ed eviteremo di procrastinare. I task più piccoli possono essere invece portati a termine con più semplicità quando siamo più stanchi e meno concentrati

Rule of Three

Rule of three

La seconda tecnica si chiama Rule Of Three, ossia la regola dei tre.

Questa è senza dubbio una delle mie tecniche preferite in assoluto.

In cosa consiste?

Il concetto è molto semplice. Ogni mattina o al termine della giornata precedente andiamo a identificare le 3 attività principali che vogliamo portare a termine durante il giorno. Solo tre. Non 5, 10, 20. 

Tre. 

Questo ha numerosi vantaggi. 

Il primo vantaggio è sicuramente la semplicità. 

Andiamo a semplificare il lavoro che dovremo fare. Andiamo a identificare dove vogliamo dirigere il nostro focus. Sappiamo già che abbiamo spazio solo per tre attività principali, mentre tutto il resto lo dovremo ri-prioritizzare oppure rimandare ad un altro momento.

L’altro vantaggio è che possiamo pianificare meglio e in maniera più realistica – sapremo esattamente cosa aspettarci e quanto tempo sarà necessario. Ci concederemo 2, massimo 3 ore di tempo per chiudere le attività chiave, mentre il resto del tempo lo potremo dedicare a tutte quelle altre attività amministrative e burocratiche che invece ci richiederanno uno sforzo mentale inferiore (hai detto riunioni per caso?).

Questa tecnica si ricollega alla tecnica numero 1, con la differenza che la prima riguarda l’attività a più alto impatto, mentre questa riguarda una selezione delle attività più importanti.

Ci semplifica quindi la vita in termini di priorità d’azione e ci spinge a selezionare in maniera efficace. 

 

Time Blocking

La terza tecnica di gestione del tempo si chiama Time blocking. 

Questa può essere più ostica o dispendiosa a livello di tempo (a seconda di come ci piace organizzare il nostro tempo) ma il principale vantaggio consiste nell’utilizzo intelligente del nostro calendario – Google, iCalendar o Outlook che sia.

Andiamo a definire i blocchi di tempo che vogliamo dedicare ad ogni singola attività e li blocchiamo letteralmente all’interno del nostro calendario, come se fossero delle riunioni.

Includiamo tutto: riunioni, telefonate, progetti, documenti, presentazioni, qualsiasi attività a cui dedicheremo del tempo.

Quindi non ci limiteremo a tenere soltanto gli inviti che riceviamo dai nostri colleghi o i nostri clienti,  ma andiamo anche ad aggiungere volontariamente tutti i task in modo da sapere che cosa faremo durante il giorno, definendo aspettative più realistiche nei confronti di noi stessi.

Il rischio di questo approccio è che diventi troppo maniacale e che non lasci spazio da dedicare invece alle urgenze o attività dell’ultimo minuto che sappiamo già ci prenderanno alla sprovvista. 

Quindi il consiglio in questo caso è di calcolare sempre un tempo addizionale (o “buffer“) da aggiungere ad ogni singolo task in modo da gestire le distrazioni e urgenze. 

Questa tecnica personalmente la utilizzo solo quando ho settimane troppo impegnative e so già che avrò così tanti impegni che dovrò bloccare il mio calendario, altrimenti qualcun altro mi ruberà letteralmente il già poco tempo a disposizione.

Da un certo punto di vista questa può essere un’ancora di salvataggio: quando gli altri controlleranno il nostro calendario, si renderanno conto che siamo troppo impegnati per incontrarci o discutere, dunque le cose che non sono realmente urgenti si auto-elimineranno.

Task Batching

La quarta tecnica di gestione del tempo si chiama time batching, che dall’inglese significa andare ad combinare tutte le attività simili all’interno dello stesso lasso temporale. La considero una variante e integrazione del Time Blocking.

Qual è il vantaggio e qual è la logica dietro questa tecnica?

Semplice. Portando a termine task molto simili tra loro, tutti insieme, risparmiamo un sacco di tempo. 

Secondo alcuni studi scientifici,  menzionati nel libro “The Productivity Project” di Chris Bailey, il tempo che perdiamo ogni volta che cediamo ad una distrazione, spostiamo la nostra attenzione su cose diverse o proviamo a farne molte allo stesso tempo (pratica nota come multitasking), è di circa 25 minuti.

Questo significa bruciare il corrispettivo monetario di quasi mezz’ora del nostro tempo. O, viceversa, se guadagniamo del tempo attraverso questa tecnica, significa recuperare denaro.

Quindi se spostiamo continuamente la nostra attenzione su attività e progetti diversi ecco il risultato più verosimile che otterremo sarà quello di perdere la concentrazione e l’efficienza. 

Quando invece gestiamo attività simili tutte insieme, non dovremo sostenere i costi (temporali) legati al tempo di switching, perché saremo già concentrati avremo già tutte le informazioni necessarie nella nostra testa. 

Se ad esempio lavoriamo su tre progetti diversi, possiamo dedicare del tempo in maniera ordinata soltanto a tutte le attività del progetto A, passando poi al  Progetto B o al Progetto C. 

Certamente, è molto più facile a dirsi che a farsi, ma da qualche parte dobbiamo pure partire.

C’è un’analogia molto famosa a cui si fa riferimento quando si parla di task batching, ed è quella della lavatrice.

Vogliamo lavare tutti i vestiti neri assieme e poi tutti i vestiti bianchi – rigorosamente in due lavaggi separati per evitare macchie di colore su quelli più chiari. 

Seguendo questa metafora, possiamo unire tutte le attività bianche e le attività nere insieme. 

E questo ci farà risparmiare quantità incalcolabili di tempo.

Te ne renderai conto facilmente provando a fare un paio di esperimenti.

Prova per esempio a rispondere a tutte le mail legate a un determinato argomento, tutte insieme.

Oppure, prova a dedicare 2-3 ore di seguito soltanto alle riunioni invece che pianificarle in momenti completamente diversi della giornata.

Questi sono piccoli accorgimenti che ti daranno davvero la possibilità di gestire i tuoi impegni ed il tuo tempo in maniera più efficiente. 

Giornata Tematica

Jack Dorsey

La quinta tecnica di gestione del tempo si chiama Giornata tematica. 

Ne ho sentito parlare la prima volta da Jack Dorsey, il fondatore di Twitter. 

Avendo un sacco di cose diverse sul suo piatto e dovendo quindi contribuire ad attività strategiche molto differenti tra loro, Jack ha pensato bene di riorganizzare la sua settimana in base a giornate tematiche. 

Per esempio il lunedì si occupava di un argomento X, ad esempio le attività legate alla contabilità e l’amministrazione finanziaria.

Il martedì si occupava di un’altra categoria di attività, per esempio il marketing. 

Il mercoledì di tutte le attività legali, e così via. 

Ovviamente questo framework non si applica a chiunque. 

Ma si può applicare facilmente a tutti coloro che esercitano un’attività gestionale, essendo responsabili di aree strategiche differenti. 

Possiamo quindi decidere di dedicare delle giornate a progetti specifici (se lavori con clienti, se fai consulenza o se lavori in un’agenzia).

Per esempio io in passato ho utilizzato il lunedì e martedì come giornate tematiche dedicate soltanto ai meeting, riunioni telefoniche o video conferenze coi clienti, in modo da gestirle tutte insieme e dedicare invece il resto della settimana ad attività più strategiche legate all’implementazione di strategie digitali. 

Questo mi ha aiutato molto perché sapevo già che a livello mentale durante quei due giorni non sarei riuscito a portare a termine attività pratiche, ma avrei invece avuto la seconda parte della settimana per farlo.

Altrimenti possiamo decidere di dedicare giornate alle attività di advertising e di marketing, mentre altri giorni invece saranno dedicati all’attività di gestione del team. 

In base alle nostre priorità, il nostro ruolo e responsabilità all’interno della realtà aziendale possiamo adattare questa tecnica alle nostre esigenze.

Retrospective Calendar

La sesta tecnica di gestione del tempo per dare un boost alla tua efficienza si chiama Retrospettive Calendar, che non vuol dire nient’altro che “pianificazione del nostro calendario in maniera retrospettiva“.

Perché è utile?

È un meccanismo logico molto semplice. 

Definiamo le date di scadenza degli impegni che già abbiamo sul nostro calendario (le quali saranno quindi già pianificate) e capiamo poi retrospettivamente quanto tempo ci è rimasto per portarle a termine. Da lì, calcoliamo quello che realisticamente saremo in grado di fare.

Questo ci semplifica la vita perché, invece che prenderci degli impegni che non riusciremo a portare a termine, avremo già i dettagli che ci servono per confermare ad altri ciò che possiamo prendere in carico e quello che dovrà essere posticipato. 

Questo approccio ci darà una grossa mano da molti punti di vista. 

Uno, forse il più importante, è che ridurrà il nostro stress

Potremo gestire le aspettative spesso assurde di un capo, in modo tale da comunicargli che durante la settimana non riusciremo a fare un task o portare avanti un progetto non prioritario né urgente. E se questa attività sarà davvero prioritaria, si troverà il modo di sostituirla con qualcos’altro.

In altre parole è una tecnica di gestione efficace delle aspettative, sia individuali, sia altrui. E ci darà modo di gestire meglio le conversazioni con chi potrebbe lamentarsi.

Come si dice, allocando anche solo il 10% del nostro tempo sulla pianificazione, riusciremo a risolvere il 90% dei problemi legati all’esecuzione.x

Conclusioni

Come detto all’inizio di questo articolo, queste sono tecniche assolutamente teoriche e devono essere applicate alla nostra realtà quotidiana e personale.

Ognuno di noi avrà preferenze e abitudini differenti e in base al proprio lavoro deciderà di utilizzare quelle che si adattano meglio.

Nella produttività non esistono regole precise e sistemi sempre validi. Ci sono solo soluzioni che funzionano a livello individuale e il modo migliore di scoprirle è testarle sulla nostra pelle.

In chiusura, in questo articolo abbiamo visto:

  • Qual è il problema alla base della gestione del tempo e perché dovrebbe interessarci 

  • Come gestire il tempo attraverso strategie precise e strutturate
  • Una lista di 6 tecniche tra le più utilizzate ed efficaci

Queste tecniche aiutano a selezionare le attività che sono davvero importanti per noi e ci aiuta ad eliminare quelle che invece non sono necessarie. 

Non perdiamo mai di vista il fine: vogliamo rendere la nostra vita quotidiana più piacevole e riempirla di ciò che ha significato. 

Spero che queste tecniche e strategie ti siano stati utili!

Foto source: Google Images

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